آموزش تصویری کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

مقدمه

هدف از تدوین این سند، تبیین و راهنمایی مؤدیان در استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، به منظور ارائه دفاتر پلمپ شده الکترونیکی و شفاف سازی فرایندهای مرتبط است. این مستند در راستای اجرای الزامات سازمان امور مالیاتی تدوین شده و به مودیان کمک میکند تا با نحوه ثبت و ارسال اطلاعات در سامانه آشنا شوند.

• هدف سامانه: فراهم ساختن بستری به منظور ارائه دفاتر تجاری به صورت الکترونیکی
• مؤدیان سامانه: کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که ملزم به پلمپ دفاتر قانونی خود هستند.
• بهره بردار سامانه: سازمان امور مالیاتی کشور
• عملیات اصلی سامانه: بارگذاری فایل اکسل یا csv حاوی گردش حساب ها در بازه های زمانی مشخص مطابق با اطلاعات دفاتر روزنامه
• دوره (سال) مالی الزامی برای ثبت دفاتر: سال مالی مرتبط با کلیه دفاتری که پس از ۲۳ تیر ۱۴۰۳ نزد اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری به صورت الکترونیکی پلمپ شده اند.

قوانین مهلت بارگذاری اطلاعات دفاتر تجاری الکترونیکی

کاربران باید فایل الکترونیکی اطلاعات دفاتر دفتر روزنامه را در مهلت قانونی مشخص شده در سامانه بارگذاری کنند. این مهلت ها بسته به تاریخ شروع سال مالی مودی متفاوت هستند که در جدول زیر قابل مشاهده است:

۱- اگر شروع سال مالی مودی تا ۱۴۰۳/۱۲/۳۰ باشد:

• مهلت بارگذاری تا پایان مهلت ارائه اظهارنامه مالیاتی است. این یعنی شما تا ۴ ماه پس از پایان سال مالی مودی فرصت دارید فایل الکترونیکی اطلاعات دفاتر خود را (در مهلت قانونی) بارگذاری کنید.

مثال: اگر شروع سال مالی شما ۱۴۰۳/۵/۱ باشد و در ۱۴۰۴/۴/۳۱ پایان یابد تا ۱۴۰۴/۸/۳۰ فرصت دارید در مهلت قانونی فایلهای الکترونیکی اطلاعات دفاتر خود را در سامانه بارگذاری کنید.

۲- اگر سال مالی مودی در سال ۱۴۰۴ شروع شده باشد اطلاعات سال مالی به دو شش ماهه تقسیم می شود:

• برای ۶ ماهه اول: مهلت بارگذاری در مهلت قانونی تا ۸ ماه پس از شروع سال مالی است.
• برای ۶ ماهه دوم: مهلت بارگذاری در مهلت قانونی تا پایان مهلت اظهارنامه مالیاتی (۴ ماه پس از پایان سال مالی) است.

مثال: اگر شروع سال مالی شما ۱۴۰۴/۱/۱ باشد و در ۱۴۰۴/۱۲/۲۹ پایان یابد.

• برای بارگذاری اطلاعات ۶ ماهه اول تا ۱۴۰۴/۰۸/۳۰ فرصت دارید در مهلت قانونی فایلهای الکترونیکی اطلاعات دفاتر خود را در سامانه بارگذاری کنید.
• برای بارگذاری اطلاعات ۶ ماهه دوم تا ۱۴۰۵/۰۴/۳۱ فرصت دارید در مهلت قانونی فایلهای الکترونیکی اطلاعات دفاتر خود را در سامانه بارگذاری کنید.

۳- اگر سال مالی مودی در سال ۱۴۰۵ شروع شده باشد، اطلاعات سال مالی به چهار سه ماهه تقسیم می شود:

• برای سه ماهه های اول، دوم و سوم: مهلت بارگذاری تا دو ماه پس از پایان هر دوره سه ماهه است.
• برای سه ماهه چهارم: مهلت بارگذاری تا پایان مهلت اظهارنامه مالیاتی (۴ ماه پس از پایان سال مالی) است.

مثال: اگر شروع سال مالی شما ۱۴۰۵/۱/۱ باشد و در ۱۴۰۵/۱۲/۲۹ پایان یابد.

• سه ماهه اول (تا ۱۴۰۵/۳/۳۱): مهلت بارگذاری در مهلت قانونی تا ۱۴۰۵/۵/۳۱
• سه ماهه دوم (تا ۱۴۰۵/۶/۳۱): مهلت بارگذاری در مهلت قانونی تا ۱۴۰۵/۸/۳۰
• سه ماهه سوم (تا ۱۴۰۵/۹/۳۰): مهلت بارگذاری در مهلت قانونی تا ۱۴۰۵/۱۱/۳۰
• سه ماهه چهارم (تا ۱۴۰۵/۱۲/۲۹): مهلت بارگذاری در مهلت قانونی تا ۱۴۰۶/۴/۳۱

نکته مهم: در صورتیکه مودی در مهلت قانونی برای بارگذاری فایل الکترونیکی اطلاعات دفاتر یک دوره، اقدام به ویرایش اطلاعات فایل قبلا بارگذاری شده نماید، مشمول جریمه نخواهد شد. چرا که ملاک، آخرین اطلاعات بارگذاری شده (هر چند بصورت ویرایش اطلاعات قبلی) برای یک دوره ی زمانی خاص خواهد بود.

مراحل کلی کار با سامانه

مراحل کلی کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی مطابق شکل زیر است که هر یک از گامهای آن در ادامه توضیح داده می شود.

ورود به سامانه

کاربران جهت دریافت نام مؤدی و رمز عبور ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، ابتدا باید به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس https://my.tax.gov.ir وارد شوند. سپس در صفحه نخست این درگاه، گزینه «ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب نمایند.

دانلود قالب اکسل

• قالب اکسلی که بایستی جهت ارائه فایل الکترونیکی اطلاعات دفاتر تکمیل شده و سپس بارگذاری شود، مطابق شکل به ترتیب شامل فیلدها (ستونهای) اطلاعاتی زیر می باشد:
• ردیق
• تاریخ
• کد حساب کل
• عنوان حساب کل
• کد حساب معین
• عنوان حساب معین
• شرح
• مبلغ بدهکار (ریال)
• مبلغ بستانکار (ریال)

دستور العمل تکمیل فایل اکسل

قالب اکسل دانلود شده باید مطابق با دستور العمل تکمیل اطلاعات در فایل الکترونیکی اطلاعات دفاتر تکمیل شود. مؤدیان پس از کلیک بر روی دکمه بارگذاری فایل، با صفحه ای با عنوان «بارگذاری قالب» مواجه میشوند. در این صفحه دستورالعمل های تکمیل فایل اکسل به شرح زیر ارائه شده است:

• فایل هایی با بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.
• حجم فایل CSV حداکثر باید ۱۰۰ مگابایت باشد.
• اطلاعات فقط باید در یک صفحه شیت اکسل قرار گیرد.
• عنوان و ترتیب ستونها باید دقیقا مطابق قالب اکسل سامانه باشد.
• ستون های کد معین حساب معین و شرح اختیاری است.
• اطلاعلات مربوط به یک رویداد مالی مشخص باید ردیف شرح و تاریخ یکسان داشته باشند.
• شرح حداکثر میتواند ۲۵۵ کاراکتر باشد.
• ستون های مبلغ بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی و با واحد ریال باشند.
• جمع مقادیر ستون مبلغ بدهکار بایستی با جمع مقادیر ستون مبلغ بستانکار برابر باشد.
• در هر سطر باید تنها یکی از ستونهای مبلغ بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
• فرمت تاریخ باید به شکل YYYY/MM/DD باشد. مثال: ۱۴۰۳/۱۲/۲۰
• تاریخ هر رکورد باید در محدوده بازه زمانی فایل جاری قرار داشته باشد.

این دستورالعمل ها در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

فرآیند بارگذاری فایل

انجام تنظیمات

مؤدی باید قبل از بارگذاری تنظیمات زیر را وارد کند:

• نوع فایل: اکسل یا CSV
• فرمت جدا کننده (Delimiter): فقط در صورت انتخاب فرمت CSV
• کد رهگیری دفتر پلمپ شده (از لیست قابل انتخاب است)
• نکته مهم: مودیان (شرکت های) دارای چند شعبه، که قبلا برای شعبات خود دفتر جداگانه ای را نزد سازمان ثبت پلمپ می کردند، بایستی مطابق نیاز خود، کدهای رهگیری دفتر پلمپ شده جداگانه برای دفاتر خود به ازای هر سال مالی نزد سازمان ثبت، دریافت کنند و هر شعبه در زمان بارگذاری اطلاعات دفاتر خود اقدام به انتخاب کد رهگیری پلمپ دفتر خود از این لیست کند.
• تاریخ آخرین رویداد فایل جاری

نکته مهم ۱: زمانی که میخواهید فایل اکسل یا csv را که شامل اطلاعات دفاترتان هست بارگذاری نمایید، این تاریخ باید بگونه ای وارد شود که با آخرین تاریخ در ستون تاریخ در فایل الکترونیکی اطلاعات دفاتر بارگذاری، برابر باشد.

اگر تاریخ آخرین رویداد فایل جاری قبل از آخرین تاریخ فایل الکترونیکی اطلاعات دفاتر باشد، سامانه اجازه ی بارگذاری فایل را به شما نخواهد داد.

اگر تاریخ آخرین رویداد فایل جاری بعد از آخرین تاریخ فایل الکترونیکی اطلاعات دفاتر باشد. برای تاریخهایی که مابین این دو تاریخ قرار دارند در بارگذاریهای بعدی امکان ثبت اطلاعات رویداد مالی (یا رکورد) برای این تاریخ ها را نخواهید داشت.

نکته مهم ۲: در زمان ویرایش فایل بارگذاری شده امکان ویرایش این تاریخ تاریخ آخرین رویداد فایل جاری وجود ندارد. بنابراین چه در زمان بارگذاری اولیه و چه در زمان ویرایش فایل تاریخ تمام اطلاعات رویدادهای مالی رکوردها) بایستی قبل از این تاریخ باشد.

موارد مربوط به تنظیمات فایل که مؤدی باید مشخص کند، در شکل زیر داخل کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

بارگذاری و پیش نمایش فایل

در این مرحله مؤدی فایل مورد نظر خود را بارگذاری می کند، برای بارگذاری موفق، رعایت نکات زیر الزامی است:

• فقط فایل های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می شوند.
• ترتیب و عنوان ستونها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود و تغییر داده نشود.
• در صورتی که نوع فایل اکسل یا (CSV انتخاب شده با گزینه تعیین شده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می کند.

پس از بارگذاری، ۱۰ رکورد اول فایل به عنوان پیش نمایش نمایش داده می شود. محدوده مرتبط با بارگذاری فایل و پیش نمایش آن در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است. پس از اطمینان از صحت اطلاعات فایل و تنظیمات مورد نظر، مؤدی روی دکمه ارسال کلیک کرده و فایل را ارسال می کند.

عملیات ثبت نهایی

پس از ارسال فایل؛ مشابه شکل زیر در صفحه اصلی سامانه، مؤدی جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» حاوی فایل های بارگذاری شده را مشاهده می کند که هر سطر آن شامل اطلاعات زیر می باشد:

• کد رهگیری دفتر ثبتی
• تاریخ پایان سال مالی
• تاریخ آخرین رویداد فایل
• تاریخ بارگذاری فایل
• وضعیت فایل بارگذاری شده (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)
• آیکون هشدار (!) برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری
• دکمه ثبت نهایی و آیکون دانلود برای دانلود فایل بارگذاری شده توسط مؤدی
• دکمه ویرایش برای ویرایش فایلهای بارگذاری شده قبلی

وضعیت آخرین فایل بارگذاری شده، در رکورد مربوطه در این جدول قابل مشاهده است. در صورت مشاهده وضعیت بارگذاری موفق در ستون وضعیت فایل، مؤدی بایستی بر روی دکمه ثبت نهایی کلیک کند. دکمه مورد نظر در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

پس از کلیک روی دکمه ثبت نهایی، مطابق شکل زیر تاریخ آخرین رویداد ثبت شده در فایل و تاریخ آخرین رویداد فایل جاری که در مرحله بارگذاری در تنظیمات توسط مودی انتخاب شده است، نمایش داده می شود. در صورت تایید و ثبت این اطلاعات فایل بارگذاری شده ثبت نهایی می شود و مودی در بارگذاری های بعدی نمی تواند برای تاریخهای قبل از تاریخ آخرین رویداد فایل جاری رویداد جدید ثبت کند. (در صورت کلیک روی دکمه حذف فایل فرآیند بارگذاری فایل باید مجددا انجام شود).

مشاهده اطلاعات فایلهای بارگذاری شده

با تایید و ثبت اطلاعات، مطابق شکل زیر جدول تاریخچه بارگذاری اطلاعات به روز شده و وضعیت فایل در ستون مربوطه به ثبت نهایی شده تغییر یافته و فرآیند بارگذاری اطلاعات دفاتر تجاری به اتمام می رسد (در صورت حذف فایل، وضعیت فایل در ستون مربوطه به حذف شده تغییر می یابد و فرایند بارگذاری فایل باید مجددا انجام شود) و در صورت نیاز به ویرایش فایل، مودی بایستی بر روی دکمه ویرایش در ستون عملیات کلیک کند. از این پس، با هر بار ورود مؤدی به سامانه جدول تاریخچه بارگذاری اطلاعات در صفحه اول قابل مشاهده است.

ویرایش فایل های بارگذاری شده

در برخی مواقع امکان دارد پس از بارگذاری فایل در سامانه، مؤدی متوجه شود که نیاز به اصلاح یا تغییر در اطلاعات فایل دارد. در این صورت، امکان ویرایش فایل بارگذاری شده در سامانه فراهم است. این فرآیند مشابه فرآیند بارگذاری فایل است، اما نکات مهم و تفاوتهایی دارد که باید با دقت رعایت شود:

برای ویرایش فایل، ابتدا در صفحه «تاریخچه بارگذاری اطلاعات»، روی دکمه ویرایش در سطر مربوط به فایل مورد نظر کلیک کنید. این دکمه در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

در ادامه، وارد صفحه بارگذاری فایل خواهید شد و باید مراحل: انتخاب نوع فایل، انتخاب فرمت جداکننده و انتخاب کد رهگیری دفتر پلمپ شده را مجددا و مطابق دستور العمل انجام دهید.

نکته مهم: برخالف فرآیند بارگذاری اولیه، در زمان ویرایش، تنظیم «تاریخ آخرین رویداد فایل جاری» غیرفعال (disabled) است و امکان تغییر آن وجود ندارد. بنابراین، فایل اکسل یا CSV که قصد بارگذاری آن را دارید، باید فقط شامل رویدادهایی باشد که در محدوده زمانی تعیینشده در فایل اصلی قرار دارند.

موارد مربوط به تنظیمات این بخش در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

پس از تنظیم موارد بالا، مراحل بارگذاری فایل دقیقاً مانند فرآیند بارگذاری اولیه انجام می شود:

• انتخاب فایل جدید (با رعایت فرمت قالب و ترتیب دقیق ستون ها)
• مطابقت نوع فایل با تنظیمات انتخاب شده
• محدود بودن فایل به تاریخهای مجاز
• مشاهده پیش نمایش ۱۰ ردیف ابتدایی فایل

اگر نوع فایل انتخاب شده با نوع تعیین شده در تنظیمات مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری جلوگیری میکند.

این موارد نیز در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده اند.

پس از اطمینان از صحت اطلاعات، روی دکمه ارسال کلیک کنید. در این صورت:

• فایل جدید بارگذاری میشود و در جدول تاریخچه بارگذاری اطلاعات، وضعیت فایل به «در حال پردازش» و پس از پردازش موفق، وضعیت به «بارگذاری موفق» تغییر می کند.
• در این مرحله، مانند بارگذاری اولیه، دکمه ثبت نهایی فعال می شود.

مراحل ثبت نهایی فایل و وضعیت آن در جدول تاریخچه، در شکلهای زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.