نگاهی به مفهوم بازرسی و کارکرد بازرس در مدیریت بهینه اسکودا
فهرست
وکلاپرس- یک وکیل دادگستری در یادداشتی پیرامون مفهوم بازرسی و نظارت، به تأثیر نقش بازرس در مدیریت اسکودا و ضرورت تغییر نگرش مدیران نهاد وکالت به این سمت پرداخت.
به گزارش وکلاپرس، وکیل زهرا برومند، عضو هیأت مدیره و بازرس سابق کانون وکلای قم، در یادداشتی به مفهوم نظارت و بازرسی در کانون های وکلا و اسکودا و نقش آن در موفقیت یک سازمان پرداخت.
بیشتر بخوانید: صدیقه حجت پناه از نامزدی سمت بازرسی اسکودا انصراف داد
متن کامل یادداشت این وکیل دادگستری را در ادامه میخوانید:
یکی از ابزارهای اعمال نظارت بازرسی می باشد
یکی از ارکان مهم مدیریت نوین در همه سیستم های موفق، موضوع نظارت، در معنای جامع آن است. در هر مدیریت سیستمی رکنی که به مجموع عوامل خود نظارت داشته باشد، ضرورتی انکار ناپذیر است. به گونه ای که مدیران یا مالکان سیستم به واسطه این نظارت، از حرکت صحیح همه عوامل به سوی اهداف تعیین شده اطمینان حاصل نمایند.
با توجه به مفهوم و معنای «بازرسی» می توان گفت که یکی از ابزارهای اعمال نظارت، بازرسی است. به صورت کلی می توان گفت که سازمانی موفق خواهد بود که دارای سامانه نظارتی و بازرسی بهره ور و موثر باشد؛ به طوری که بتواند با ارائه برنامه ریزی متناسب، مدیریت را در جهت شناسایی، عکس العمل مناسب و به موقع و اثربخش، در برابر عواملی که منافع و حیات سازمان تحت مدیریت را تهدید می کند، توانمند کند و تاب آوری سیستم را در برابر بحران های مدیریتی احتمالی به صورت بالقوه افزایش دهد.
بازرسی در اتحادیه عبارت است از:
با توجه به صراحت ماده ۲۶ اساسنامه اتحادیه و بخش ج از ماده ۴ آیین کار، بازرسی در اتحادیه عبارت است از فعالیتی منظم، هدفدار و دارای برنامه که مکلف و موظف است عملکرد جامعه مورد بازرسی را از لحاظ کمی و کیفی با مصوبات، قوانین و مقررات و استانداردهای مالی – اداری تطبیق داده و نتایج بررسی را جهت به کارگیری اقدامات اصلاحی به هیئت عمومی و یا حسب مورد به شورای اجرایی منعکس نماید.
فواید بازرسی کاربردی
از فواید بازرسی کاربردی می توان موارد زیر را به صورت کلی نام برد؛
- پیشگیری از وقوع اشکالات در سیستم و جلوگیری از انحراف و یا تخلف
- جلوگیری از رشد و توسعه عوامل بروز تخلف که در نتیجه آن میتوان از صرف هزینههای بعدی برای کشف تخلف و نواقص در سیستم جلوگیری نمود
- کمک کردن به اجرای قوانین و مصوبات حرکت به سوی اهداف سازمانی
- کمک در حفظ حقوق سازمان و اعضای آن
- فراهم آمدن نوعی انتظام برای تجزیه و تحلیل منطقی عملکرد گذشته و حال در راستای تصمیم گیری مدیران.
در نقطه مقابل از پیامدهای عدم وجود نظارت و بازرسی قوی و تحلیلگر در یک سازمان و سیستم میتوان به ایجاد فاصله بین جامعه هدف و مدیران، گسترش میزان انحراف از اهداف، استاندارد و مصوبات مدنظرو از بین رفتن انگیزه عوامل اجرایی سیستم در انجام امور به نحو مثبت اشاره نمود.
فرایند بازرسی
متکی بر تعریف بازرسی به عنوان فرایندی منظم و هدف دار میتوان این فرآیند را در ۳ مرحله شناسایی کرد:
- بازرسی پیش از شروع فعالیت یا آینده نگر. در این مرحله، بازرسی نقش بازردارندگی و پیشگیرانه از بروز عوامل تخلف و انحراف را بر عهده دارد
- بازرسی حین انجام فعالیت
- بازرسی پس از اجرای کار یا گذشته نگر. در این مرحله نتایج حاصل از اجرای فعالیت بررسی می شود.
باید توجه داشت که مطابق اساسنامه و آیین کار، بازرسی در اتحادیه را می توان شامل هر ۳ مرحله دانست و مانند هر سیستم مدیریتی نوین، بازرسی وقتی کارآمد و مفید خواهد بود که هر ۳ مرحله را بازرس اتحادیه به سرانجام برساند در غیراین صورت بازرسی مفید فایده ی مدنظر نویسندگان اساسنامه و جامعه مدیران نخواهد بود.
اثرات بازرسی بهینه و کارآمد بر سیستم
اگر گزارش بازرسی به صورت بهینه و کارآمد انجام پذیرد، دارای فواید و ویژگی هایی است که در مقطع کنونی کمک شایانی به هیئت عمومی اتحادیه خواهد نمود تا بتوانند در کنار مقابله با هجمه ها و شرایط اضطراری، نسبت به مدیریت بهینه نهاد وکالت از طریق تقویت اتحادیه اقدام نمایند.
از جمله این فواید و ویژگیهای این نوع بازرسی و گزارش آن میتوان موارد زیر را نام برد.
یک؛ اصلاح گر بودن:
گزارش بازرس باید مشتمل بر ارائه راهکار اصلاحی بوده و ویژگی آسیب شناسی و آسیب زدایی داشته باشد.
دو؛قدرت پیش بینی داشته باشد ( جنبه بازدارنگی و پیشگیرانه )
سه؛ واقع گرا بودن:
گزارش بازرسی باید بدون توجه به هیجانات موقت، در صدد تطبیق شرایط اساسی و داخلی مؤثر بر اصول و قوانین و نظارت جامعه هدف بازرسی باشد و در یک فرآیند همراه با حسن نیت، نقاط ضعف و مثبت و مزیتهای سازمان مورد بازرسی را به صورت همزمان مورد توجه قرارداده و عملا موجب تعالی سازمانی به دور از هرگونه جانبداری مدیریتی باشد.
چهار؛ سازمان گرا و کل نگر باشد:
سیستم نظارتی بازرسی کارآمد صرفا افراد و نظارت بر عملکرد آنها هدف بازرسی نیست بلکه کل ساختار جهت تهیه گزارش مورد بررسی قرار می‌گیرد و چه بسا افراد در این نوع بازرسی موضوع فرعی در نقطه هدف بازرس تلقی بشوند.
پنج؛ تقویت سیستم مدیریتی:
برای رسیدن به یک نظام اداری بهینه و کارآمد، تقویت نظام مدیریتی ضروری است و یک سیستم بازرسی بهره ور و مفید باید ضمن اعتماد به مدیریت اتحادیه (که هیچ منافاتی با فلسفه نظارت ندارد) به ویژگیهای کارائی و اثربخشی ایشان نیز توجه نموده و به تقویت آنها کمک کند.
ضرورت تغییر نگرش در خصوص بازرس
از آنجا که امروزه در جوامع پیشرو، تفکر نظارت و بازرسی به عنوان یک فرهنگ والا و قابل قبول پذیرفته شده است، به نظر می رسد ضروری است که جامعه مدیران کانونهای وکلای دادگستری به عنوان اعضای هیئت عمومی اسکودا نیز در نگرش به مقوله «بازرس» تجدیدنظر نموده و آن را به عنوان یک رکن اساسی نه یک سمت جانبی نگاه کنند تا بتوان با بهره گیری از «سیستمهای نوین بازرسی» در اتحادیه، امیدوار به کارآمدن بیشتر و ایفای نقش مؤثرتر این رکن در قبال هیئت عمومی و جامعه وکالت بود.
بیشتر بخوانید: نقش بازرس در ترکیب هیأت‌مدیره کانون وکلای دادگستری
