بخشنامه روش اقدام سردفتران اسناد رسمی نسبت به پیش نویس قراردادها (موضوع آیین نامه ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی)

شماره بخشنامه: ۱۴۰۴/۱۹۷۷۷۷

تاریخ بخشنامه: ۱۴۰۴/۱۰/۲۱

مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استان‌ها

موضوع: روش اقدام سردفتران اسناد رسمی نسبت به پیش نویس موضوع بند ج ماده ۱ آئین‌نامه اجرائی ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول

با سلام و احترام

نظر به گزارش‌های واصله و عملکرد برخی از سردفتران اسناد رسمی در راستای اقدام به ماده ۳ و تبصره ۲ ماده مزبور و ثبت قرارداد، پیرو پیش‌نویس درج شده در سامانه ثبت الکترونیک اسناد موضوع بند ج ماده ۱ آئین نامه اجرائی ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول و پرهیز از تحمیل هزینه‌های مضاعف به طرفین، لازم است کلیه سردفتران استاد رسمی به محض درج پیش‌نویس‌های در سامانه ثبت الکترونیک اسناد با رعایت موارد زیر اقدام نمایند:

۱- توجها به بند “ب” اصلاح موادی از آئین نامه ماده (۳) قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول منتشره در ویژه نامه شماره ۲۱۰۳-۱۴۰۴/۹/۱۳ روزنامه رسمی کشور و ماده ۱۱ آئین نامه فوق الذکر، سردفتر مکلف است در اجرای مقررات ماده ۱۰ آئین نامه با مراجعه طرفین ظرف مهلت ۵ روز از درج پیش نویس در سامانه ، ضمن تأیید و ثبت حضور طرفین با انجام تکالیف قانونی از قبیل استعلامات (بصورت الکترونیکی و آنی) نسبت به ادامه فرآیند سند رسمی در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اقدام نماید.

در این مورد:

الف- با توجه به اینکه به محض تائید حضور اصحاب معامله در دفتر اسناد رسمی سردفتر می بایست نسبت به استعلامات و تنظیم سند اقدام نماید تا تصویب تعرفه هر گونه اخذ وجه برای ثبت حضور وجاهت ندارد.

ب- به محض فراهم شدن بستر الکترونیکی مربوطه، حضور طرفین میبایست با اثر انگشت طرفین ثبت و تائید شود.

ج- با توجه به اینکه عبارت: (( … ضمن تایید و ثبت حضور طرفین سند رسمی قرارداد را تنظیم و در سامانه ثبت می کند)) مندرج در ماده ۱۰ اصلاحی آئین نامه صدر الذکر به جز شرط مراجعه طرفین به دفترخانه ظرف ۵ روز، ثبت حضور در سامانه و استعلامات لازم، مقید به امر دیگری نشده و امکان ثبت کلیه معاملات در سامانه ثبت الکترونیک استاد نیز فراهم می‌باشد. لذا از تنظیم تعهد به بیع یا قولنامه رسمی علیحده با مستقل پیرو پیش نویس واصله در سامانه که موجب تحمیل هزینه های اضافی به طرفین می‌شود جدا خوداری نمایند.

۲- حذف پیش نویس قرارداد از سامانه و فقدان آثار حقوقی برای اینگونه پیش نویس ها موضوع قسمت اخیر ماده ۱۰ و مواد ۱۲ و ۱۳ آئین نامه فوق الذکر در صورتی است که حسب مورد طرفین در مهلت ۵ روزه مراجعه ننمایند و یا قرارداد در سامانه ثبت رسمی نشود. بنابراین در صورت مراجعه و درخواست طرفین در موعد مزبور و تأیید و ثبت حضور آنان، چنانچه مقدمات قانونی برای ثبت رسمی قرارداد موضوع ماده ۱۱ از آئین نامه مزبور فراهم نباشد، سردفتر می‌بایست بدون تنظیم تعهد به بیع یا قولنامه رسمی تبعی و مانند آن … و در راستای ثبت پیش نویس درج شده در سامانه در اسرع وقت مقدمات لازم برای تنظیم سند را فراهم و فرآیند ثبت قرارداد در سامانه را به استناد ماده ۱۳ از آئین نامه ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول تکمیل نماید.

در صورتیکه مبنای توافق طرفین بر معامله موجل یا ثمن معامله حال نباشد. بنا به تجویز ماده ۱۲ آئین نامه مارالذکر سردفتر مکلف است صرفا پیش نویس درج شده در سامانه را مطابق اراده طرفین اصلاح و شرایط مورد توافق طرفین را در قرارداد رسمی لحاظ نماید.

سیدصادق سعادتیان معاون امور اسناد