در اجرای ماده ۵۸ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۴۰۰ و راهکار اول از مأموریت ۵ سند تحول و تعالی قوه‌قضاییه و در راستای آگاهی عموم و خدمات رسانی مطلوب سردفتران اسناد رسمی به مراجعین، شیوه‌نامه اجرائی ماده مزبور به شرح زیر تعیین و ابلاغ میگردد:
ماده ۱- تعاریف:
الف – سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
ب – سردفتر: شخص تعریف شده در ماده ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی که مسئولیت اداره امور دفتر اسناد رسمی را بر عهده دارد.
پ – کانون: کانون سردفتران و دفتریاران
ت – دفترخانه: دفتر اسناد رسمی موضوع ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی
ت – آیین‌نامه: آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۴۰۰ و اصلاحی آن
ج – قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۵۴
ج – هیات: هیأتی که به منظور رسیدگی به اعتراض در خصوص رتبه سردفتر تشکیل می شود .
ح – رتبه: نمره ای است که بر اساس ارزیابی عملکرد عمومی و اختصاصی سردفتر احراز می شود.
د – سامانه رتبه‌بندی: سامانه ای است که به منظور رتبه‌بندی دفترخانه بر اساس شاخص‌های موضوع ماده ۵۸ آیین‌نامه مندرج در این شیوه‌نامه تعیین و در بانک جامع اطلاعات سردفتران و دفتریاران بارگذاری میگردد.
ماده ۲- معاونت توسعه فناوری سازمان مکلف است رتبه هر سردفتر را با توجه به شاخص‌های مربوطه تعیین و به صورت برخط و در سامانه‌های مربوطه برای مشاهده عموم بارگذاری نماید.
تبصره: اداره کل امور اسناد و سردفتران ، کانون، دادگاه‌های بدوی و تجدید نظر انتظامی سردفتران و دفتریاران و اداره کل بازرسی که اطلاعات شاخص‌های مربوط به آنها بر اساس ماده ۶ این شیوه‌نامه ملاک تعیین رتبه‌بندی است مکلفند اطلاعات لازم را به صورت برخط به منظور اختصاص رتبه سردفتر در سامانه اعمال نمایند.
ماده ۳- رتبه اکتسابی قائم به شخص سردفتر بوده و در صورت انتقال سردفتر ، تأثیری در رتبه مذکور نخواهد داشت.
ماده ۴- به جهت ایجاد انگیزه و تشویق به کسب شاخص‌های مطلوب و ارتقاء عملکرد سردفتران ، کاهش تخلفات و جرائم و شفافیت عملکرد دفاتر، سردفتر حائز رتبه عالی از امتیازات زیر برخوردار است:
۴-۱- ارجاع اسناد دارای تحریر بالاتر از سقف مقرر سالیانه به ترتیب اولویت با هماهنگی اداره کل ثبت اسناد و املاک استان مربوطه و سازمان
۴-۲- اولویت در اخذ ابلاغ کفالت، سیاری، صدور مجوز نقل و انتقال کشتی ها و اسناد زندانیان ۲-۳ ارجاع اسناد تا ۲ برابر بیشتر از سقف مقرر در مورد اسناد دولتی موضوع تصویبنامه شماره ۱/۲۷۷۳۷ – ۱۳۵۶/۱۲/۱ هیأت وزیران.
ماده ۵- در صورت اعتراض به رتبه اکتسابی موضوع در هیات استانی متشکل از مدیر کل ، معاون امور اسناد مسئول حفاظت اداره کل و رئیس کانون استان بررسی و اتخاذ تصمیم میگردد که در صورت ورود شکایت مراتب به سازمان اعلام تا در سامانه مربوطه اصلاح شود.
ماده ۶- پس از اجرای مقدمات فنی این شیوه‌نامه عملکرد سردفتران به طور ماهیانه و بر اساس شاخص‌های زیر مورد ارزیابی واقع و نتیجه آن جهت اطلاع عموم در سامانه‌های مربوطه بارگذاری خواهد شد.
الف) شاخص‌های مربوط عدم رضایت مراجعین:
- برخورد نامناسب سردفتر دفتریار و کارکنان دفترخانه ۵ نمره منفی
- اخذ وجه اضافی ۳ نمره منفی
- اخذ وجه به صورت نقدی یا به صورت کارت به کارت ۵ نمره منفی
- فضای نامناسب دفترخانه ۳ نمره منفی
- عدم رعایت شئونات ۳ نمره منفی
ب) سایر شاخص‌های موثر:
- هر محکومیت قطعی انتظامی به ترتیب توبیخ کتبی ۱ نمره منفی – جریمه نقدی ۲ نمره منفی – انفصال ۳ تا ۶ ماه ۳ نمره منفی – انفصال ۶ ماه تا ۲ سال ۵ نمره منفی
- محکومیت به انفصال تبصره دیل ماده ۴۲ قانون دفاتر اسناد رسمی ۳ نمره منفی
- محکومیت به موجب آراء محاکم قضایی جزای نقدی ۳ نمره منفی – منع اشتغال ۵ نمره منفی
- عدم حضور سردفتر در محل دفترخانه هر ماه تا ۸ ساعت ۲ نمره منفی و بالای ۸ ساعت ۳ نمره منفی
- وصول شکایت و گزارش بازرسی مراجع ذیصلاح هر مورد ۱ نمره منفی
- عدم رعایت الزامات فناوری اطلاعات سازمان از جمله عدم به‌روزرسانی سیستم و عدم رفع آلودگی آن ۶ نمره منفی
تبصره ۱- رتبه‌بندی دفاتر با انتصاب سردفتر و پس از دو سال از شروع به کار در سمت سردفتری لحاظ خواهد شد.
تبصره ۲- تاثیر رتبه‌بندی دفاتر در محکومیتهای درجه ۲ به بالا به میزان مدت انفصال از تاریخ اشتغال مجدد استمرار خواهد داشت.
تبصره ۳- نمره منفی مندرج در بند الف این ماده به نسبت تعداد خدمات گیرندگان محاسبه خواهد شد.
ماده ۷- از نمره ۱۰۰ اختصاص یافته به سردفتران مشمول رتبه متوسط مختص دفاتر دارای ۵۰ تا ۷۰ نمره. رتبه خوب دفاتر دارای نمره ۷۱ تا ۸۵ و رتبه عالی دفاتر دارای نمره ۸۵ به بالا خواهد بود.
ماده ۸- نتیجه ارزیابی سردفتران اسناد رسمی تا بیستم اسفند ماه هر سال توسط سازمان به کانون سردفتران و دفتر باران مرکز اعلام میگردد.
ماده ۹- سردفتر مکلف است رتبه مکتسبه را در دید مراجعین الصاق نماید.
ماده ۱۰- در صورت اقتضاء شاخص‌ها و امتیازات مقرر در این شیوه‌نامه توسط سازمان مورد تجدید نظر قرار خواهد گرفت.
ماده ۱۱- این شیوه‌نامه در ۱۱ ماده و ۴ تبصره به تصویب رسید.
حسن بابایی
