وکلاپرس– رئیس اداره آمار و فناوری اطلاعات کانون وکلای آذربایجان شرقی ضمن ارائه گزارش از جلسه شورای اجرایی اسکودا درخصوص اتوماسیون، غفلت از تغییر زیست بوم وکلا در بستر IT و فناوری اطلاعات را موجب نقض استقلال وکیل توسط قوه قضائیه دانست.
وکیل احد حسین پور، رئیس اداره آمار و فناوری اطلاعات کانون وکلای آذربایجان شرقی، در گفت و گو با خبرنگار وکلاپرس به مسئله ضرورت استقرار اتوماسیون کارآمد در اسکودا و کانون های وکلا پرداخت.
شرح گفت و گو در ادامه آمده است:
به طور کلی عملکرد اسکودا و کانون‌ها را در رمینه اتوماسیون کارآمد و سیستم انفورماتیک چطور ارزیابی می‌کنید؟
اتحادیه سراسری کانون های وکلای دادگستری ایران با پیش فرض اینکه رفتارهای سازمانی کانون ها در آتیه، با استفاده از تکنولوژی های کارآمد می‌تواند بهینه سازی شود، لذا در سال ۱۳۸۱ تصمیم بر تدارک سیستم اجرای فرایندهای سازمانی کانون ها در بستر رایانه گرفت که در سال ۱۳۸۵ این موضوع به تصویب رسید و مقرر شد نسبت به مستندسازی فرایندها و روش ها اقدام شود و سپس به مرحله کدنویسی و طراحی برسد.
در سال ۱۳۸۹ با اتمام مطالعات گفته شده، موضوع طراحی و ایجاد اتوماسیون یکپارچه مورد تصویب اسکودا قرار گرفت و بالاخره در سال ۱۳۹۰ با شرکتی به نام پویا رایانه دنا -که مرکز آن در شهر شیراز بود- قرارداد مفصلی منعقد شد. لذا با توجه به تاریخچه پیش گفته معلوم می‌شود اتحادیه با هوشیاری از تغییرات زیست بوم از حالت سنتی به رفتارهای فناورانه گام های مثبتی را پیش رو قرار داده بود.
در سال ۱۳۹۱ پس از طراحی و نصب سیستم اتوماسیون در چندین کانون که اجرای آن به صورت کارمند محور مبتنی بر ویندوز بود، تعدادی از کانون ها از همان موقع از اجرای منویات اسکودا سر باز زده و نسبت به نصب و راه اندازی اتوماسیون یکپارچه اقدامی نکردند ولی اقتضائات اداری و ملاحظات مثبت فناوری موجب شد که متعاقباً رویکردهای اداری را به سمت و سوی الکترونیکی شدن سوق دهند و لاجرم کانون متبوعشان را به این نرم افزار مجهز کنند.
پس از نصب و راه اندازی و اجرای اتوماسیون، کانون ها به مشکلات عدیده ای برخورد کردند که عمده اشکالات پیش آمده عبارت بود از نقص بسیاری از عملکردها و فرآیندهای اداری در سیستم ارائه شده، روش ها و رویه های متفاوت کانون ها در قبال ماموریت های اداری و نیازهای به خصوص هر یک از کانون ها و از طرفی هم عدم آشنایی و تمایل مدیران کانون ها به انجام امور در قالب الکترونیک، منجر به منفک شدن از سیستم یکپارچه شد. لذا میتوان گفت مشکل عدم اجرا و توفیق در نیل به اهداف اسکودا آغاز شد.
بیشتر بخوانید:
چالش‌های پیش روی کانون های وکلا در حوزه انفورماتیک چیست؟
با توجه به ماموریت های کانون وکلا در قالب قوانین و آیین نامه ها پیش بینی شده لذا در راستای چابک سازی فرآیندهای اداری و دسترسی به سیستم الکترونیکی یکپارچه به صورت شبکه ای، می‌طلبد که کانون ها از تلکنولوژی بروز و کارآمد از حوزه IT برخوردار شوند و مدیران کانون ها از این حوزه از نهایت بهره وری را داشته باشند تا با اسلوب معین از مزیّت های فناورانه در مدیریت بهینه و هوشمند برخوردار شوند.
لذا در صورت عدم تمایل کانون ها به این موضوع در آتیه نزدیک موجب خواهد شد تا زمینه های نقض استقلال کانون توسط قوه قضائیه گسترش یابد. به طوری که الکترونیکی شدن وکالتنامه های وکالت و همچنین امکان غیر فعالسازی کارآموزان وکالت پایه یک دادگستری، توسط قوه قضائیه از نشانه های تغییر زیست بوم اداری وکلا در بستر فناوری برشمرده می‌شود که عملا نهاد وکالت را متکی بر منویات قوه قضائیه می‌کند. لذا در صورت عدم اهتمام کافی به مواضع فناورانه کانون ها، چالش های جدیدی را پیش رو قرار خواهد داد.
چه راهکارهایی در این زمینه قابل طرح هستند؟
اسکودا حسب وظایف بنیادین خود مبنی بر یکپارچه سازی فرآیندها و ایجاد کننده رویه های واحد می‌تواند نقش برجسته ای را در بهبود روش ها ایفا کند؛ به طوری که با تاسیس واحدی در همین راستا و با مشارکت کانون های ذی مدخل نسبت به مدیریت این بحران تلاش کند.
البته ذکر این نکته حائز اهمیت است که چون اسکودا نظارت الزام آوری بر فعالیت اتوماسیون به عمل نیاورده و برخی از کانون ها هم، نرم افزارهای دیگری را نصب و راه اندازی کرده اند که تغییر در رویه ایجاد شده ناممکن به نظر می‌رسد و از طرفی هم تکنولوژی های جدیدی در سراسر جهان ایجاد شده و بخصوص اینکه اتوماسیون فعلی به لحاظ قدیمی شدن نرم افزاری امکانات زیادی برای توسعه ندارد که جوابگوی نیازهای کانون ها باشد، به عقیده من با توجه به عدم توجیه در بهره برداری از یک نرم افزار ده ساله و به جهت ضرورت نیل به اهداف اسکودا و کانون ها از بابت ایجاد سامانه یکپارچه، بهترین راه حل را در دو مقوله میتوان ارائه داد:
اول اینکه اسکودا نرم افزار جدیدی را بر پایه BPMS به صورت متمرکز طراحی و در اختیار کانون ها قرار دهد به نحوی که ماموریت های اصلی کانون ها در آن گنجانده شود و سپس هر کانون بنا به سلیقه و ذائقه خود، و حتی با تغییرات مدیریتی بتواند فرآیند های اداری را در آن تعریف و آن فرآیندها را بومی سازی کند؛ به عبارتی تنه اصلی درخت را ایجاد کند و طراحی شاخه ها و ساقه ها و برگ ها را به کانون ها محول نماید.
دوم اینکه با قبول شرایط فعلی (جزیره ای عمل کردن کانون ها در نصب و استفاده از نرم افزارهای دلخواه) با بهره گیری از قابلیت های روز فناوری، با اتکا به تکنولوژی View Version (قابلیت مشاهده و ویرایش ساختار نسخه) مشکل عدم یکپارچگی را مرتفع نماید. به عبارتی نرم افزار های متفاوت می‌توانند با استفاده از قابلیت های روز دنیا با همدیگر تبادل اطلاعات انجام دهند.
بیشتر بخوانید:
به نظر شما استفاده از یک پلتفرم واحد برای همه کانون ها راهکار مناسبی است ؟
در حال حاضر و با مداقه در پیشرفت های الکترونیک جهانی، آنچه مبرهن است شیوه عملکرد کانون ها به صورت مستقل (جزیره ای) و یا انجام امورات تحت یک پلتفرم واحد با توجه به هر یک از راهکارهای ارائه شده، مشکل اساسی مدیریت مبتنی بر فناوری را مرتفع نمی سازد؛ به عبارتی فناوری های نوین مشکلات ناشی از رفتار جزیره ای و یا انسجامی را پاسخ داده است و به عقیده من مشکل اساسی در حال حاضر موضوع نرم افزار واحد یا مجزا نیست به طوریکه گفته شد مشکل تبادل اطلاعات نرم افزاری با توسعه تکنولوژی مرتفع شده است.
فلذا آنچه منظور نظر می‌باشد این است که اسکودا باید روش ها را تغییر دهد و برای دستیابی به این موضوع می‌تواند یک نفر مدیر ICT Master Plan (طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات) داشته باشد که با عبور از موضوع نرم افزار، با قبول پروتکل های تبادل اطلاعات، نقش Methodology (روش شناسی) را در جهت تغییر فرآیندها با هدف بهبود روش ها در پیش گیرد تا نسبت به Design (طراحی) متناسب با هر یک از فرایندهای اداری الگوی مناسبی را جهت هم افزایی بیشتر به کار گیرد.
به نظر شما برای عملکرد مطلوب، اتوماسیون کانون‌ها باید چه خصوصیاتی داشته باشند و چه مسائلی را مورد توجه قرار دهند؟
یکی از پیشنهادات اکید من مبنی بر برون سپاری فرایندها است، به طوری که نرم افزار تحت وب در دسترس مخاطب قرار گیرد تا اشخاص با مشارکت در امور اداری کانون، فرآیندها را به صورت خودکاربری انجام دهند که در این پیش فرض، هم از اتلاف منابع مالی و منابع انسانی جلوگیری خواهد شد و هم موجبات چابک سازی و اجرای دقیق فرآیندهای سازمانی فراهم خواهد گردید و از طرفی هم با جلوگیری از اتلاف منابع زیست محیطی، کانون ها نیازی به نگهداری نسخ کاغذی نخواهند داشت.
لذا در نرم افزارهایی که مبتنی بر سیاست های برون سپاری عملکردها اعمال می‌شود، سازمان ها به نتایج مطلوبی رسیده اند، به عنوان مثال در سال های اخیر، جهت طرح یک دعوای حقوقی مجبور بودیم با استفاده از نسخه کاغذی دادخواست و ابطال تمبر فیزیکی سلسله مراتب را به صورت حضوری جهت ارجاع به شعبه طی کنیم و منتظر ابلاغیه کاغذی جهت ادامه فرآیند دادرسی می‌شدیم که گاهی در اثر اهمال و یا سهو عمل متحمل اطاله دادرسی و یا ضرر و زیان های دیگر می‌شدیم.
اما در حال حاضر با دسترسی به سامانه های الکترونیکی تمامی مراتب به صورت غیرحضوری و به طور هوشمند طی می‌شوند که با نگاه به مثال یاد شده به راحتی متوجه خواهیم شد که رویکرد ادارات و سازمان ها به تاسیس دفاتر پیشخوان الکترونیکی، قسمت اعظمی از بار اجرائی را از دوش آنها برداشته است.
لذا از آنجائیکه کانون های وکلا در اجرای قانون تسهیل صدور مجوزهای کسب و کارها ناگزیر به پذیرش چندین برابری متقاضیان دریافت پروانه کارآموزی وکالت پایه یک خواهند شد که عملاً کانون ها را با چالش جدیدی در رابطه با جذب، آموزش، انجام تکالیف کارآموزی و اختبار مواجه خواهند کرد و ناگفته پیداست به طور طبیعی سایر ارگان های کانون اعم از دبیرخانه، دادسرا و دادگاه انتظامی کانون ها هم از این چالش مبرا نخواهند بود.
لذا با لزوم پذیرش تغییرات مدیریتی در سازمان های جهانی، تمامی کانون ها باید از پلتفرم هایی نظیر تکنولوژی NFT و Blockchain استفاده کنند که از جمله ویژگی هایی زیر را داشته باشد:
۱- طراحی و تحلیل، ابزار مدلسازی و تحلیل فرآیندی را سهولت ببخشد و دارای ابزار طراحی وب سرویس، ابزار تعریف سرویس‌های فرآیندی، آداپتورها و ابزارهای یکپارچگی باشد.
۲. در بخش اجرا، سرور نرم افزار گذرگاه سرویس و مخزن ثبت و نگهداری سرویس‌ها وموتور فرآیندی را اجرا کند.
۳. در بخش مدیریت و کنترل، موتور قوانین و رصد فعالیت‌ها و تحلیل داده ها (به خصوص مبحث آمار) و ابزارهای امنیت و مدیریت را به سهولت اجرا کند.
البته نا گفته نماند، بالاترین بهره گیری از پلتفرم ها مربوط به User Friendly (کاربر پسند) بودن آنهاست که با رعایت پروتکل های مربوط به چشم نواز بودن صفحات، وجود پلفترم را بهینه خواهد ساخت.
بیشتر بخوانید:
درحال حاضر کانون وکلای آذربایجان شرقی چه رویه‌ای را پیش گرفته و چه دستاوردهایی در این زمینه داشته است؟
کانون وکلای دادگستری آذربایجان شرقی جزو اولین کانون هایی بود که پلتفرم اتوماسیون تخصصی اسکودا را نصب کرد و تا حال حاضر تمامی امکانات این پلتفرم و نرم افزار Tivan (حسابداری) را مورد بهره برداری قرار داده است.
این کانون با توجه به ملازمه اجرای تجویزات راهبردی، سعی در حذف نسخه کاغذی و تغییر روش ها و فرآیندهای سازمانی جهت اداره بهینه را در نظر گرفته است.
جالب توجه اینکه با توجه به شعار “تبریز شهر اولین ها”، کانون وکلای دادگستری آذربایجان شرقی در راهبردی کردن پلتفرم اسکودا، اولین های ذیل را اجرا کرده است:
- اولین مجری طرح تاسیس پیشخوان خدمات الکترونیک برای ثبت اولیه تقاضاهای مراجعین انتظامی، معاضدت و تسخیری و داوری
- اولین طراح و اجرا کننده امضای الکترونیک وکلا و مراجعین از قبیل شکات انتظامی و یا مراجعین اداره معاضدت و تسخیری و داوری
- اولین طراح و اجرا کننده تمدید تمامی مراحل پروانه های وکالت وکلا و کارآموزان به صورت آنلاین و به صورت غیر حضوری
- اولین طراح و مجری کارتابل الکترونیکی اداری
- اولین طراح و مجری مکانیزه ی دادسرا و دادگاه انتظامی و صلح و سازش و نظارت و بازرسی به انضمام ابلاغات کاملا الکترونیکی
که نتایج بهینه ای را در بر داشته است ولی در حال حاضر اتوماسیون فعلی جوابگوی نیازهای کاربردی کانون وکلای دادگستری آذربایجان شرقی نمی باشد و مستلزم وجود پلتفرم جدیدی هست که تمامی فرآیندها را در قالب الکترونیک ارائه نماید
در جلسه اخیر شورای اجرایی اسکودا، چه تصمیماتی در این باره گرفته شد؟
با توجه به همایش برگزار شده در تاریخ ۱۴۰۱/۰۲/۲۷ موضوع اجلاس سراسری کانون های وکلا در همدان، یکی از برنامه های مورد پژوهش، راجع به مبادی الکترونیک و اتوماسیون کانون ها بوده است که تصمیم بر تشکیل شورای انفورماتیک در جلسه شورای اجرای اسکودا اتخاذ و جلسه مورد نظر در تاریخ ۱۴۰۱/۰۴/۲۳ در محل کانون وکلای مرکز توسط اسکودا منعقد شد که ضمن حضور مدیران اسکودا و اعضای شورای اجرائی به همراه کارشناسان انفورماتیک کانون ها برگزار شد.
بیشتر بخوانید:
پس از استماع اظهارات کارشناسان ذی مدخل مصوب گردید نهادی تحت عنوان واحد آمار و فناوری اطلاعات در زیر مجموعه اسکودا تاسیس شود تا ضمن ارائه نتایج قابل اجرا جهت رسیدن به اهدافی همچون افزایش میزان سطح آگاهی جامعه وکالت در مقوله ی فناوری اطلاعات، افزایش میزان سطح آگاهی اسکودا از تجارب متخصصان عرصه فناوری اطلاعات کانون ها جهت ارائه تکنولوژی روز، استفاده از استانداردهای منسجم و یک دست و دریافت هرگونه آمار و گزارش از آخرین وضعیت انواع زیر سیستم های نهاد وکالت و همچنین ایجاد یک نهاد متمرکز ناظر بر کلیه ی نهاد های مختلف در برنامه ریزی و مدیریت و قانون گذاری در زمینه IT و نحوه طراحی و اجرای بهینه فرآیندهای الکترونیکی و بسیاری از موارد دیگر که جزو ماموریت های سازمانی این واحد میتوان برشمرد.