طراحی و اجرای سامانه تصدیق اصالت اسناد و نامه‌ها در کانون وکلای دادگستری گیلان
فهرست
وکلاپرس- کانون وکلای دادگستری گیلان در اقدامی نوآورانه و با هدف کاهش وابستگی به فرآیندهای سنتی و حرکت به سمت دیجیتالی‌سازی کامل، اقدام به راه اندازی سامانه تصدیق اصالت اسناد و نامه‌های صادره از کانون کرده است.
به گزارش وکلاپرس، پس از طراحی و راه اندازی بایگانی الکترونیک در کانون وکلای دادگستری گیلان، این کانون در اقدامی جدید، سامانه تصدیق اصالت اسناد و نامه‌های صادره از این کانون را طراحی و اجرا کرده است.
بر اساس توضیحات دکتر محمد خان‌میرزائی، مجری پروژه سامانه تصدیق اصالت اسناد و نامه‌ها، در این سامانه از فناوری QR Code برای تصدیق اسناد استفاده شده است و مراحل نیازسنجی تا استقرار کامل این سامانه ۶ ماه زمان برده است.
طبق اعلام مجری این پروژه، در این سامانه، هر سندی که توسط کانون صادر می‌شود، یک QR Code منحصربه‌فرد دریافت می‌کند. این کد به پایگاه داده متصل است و شامل اطلاعاتی مانند شماره سند، تاریخ صدور، مشخصات مقام صادرکننده، نام مرجع مورد خطاب و موضوع سند می‌باشد. کاربران با اسکن این کد توسط تلفن همراه یا دستگاه‌های اسکنر، می‌توانند صحت و اعتبار سند را بررسی کنند.
در این سامانه اطلاعات به سه سطح سری، محرمانه و عادی طبقه‌بندی شده‌اند و دسترسی به هر سطح تنها برای افراد مجاز و با احراز هویت چندمرحله‌ای امکان‌پذیر است.
بیشتر بخوانید:
مشروح گزارش روابط عمومی کانون وکلای دادگستری گیلان و گفت و گو با دکتر محمد خان‌میرزائی، مجری پروژه سامانه تصدیق اصالت اسناد و نامه‌ها در ادامه آمده است:
با پیشرفت روزافزون فناوری اطلاعات و گسترش استفاده از ابزارهای دیجیتال، مدیریت و تأیید اصالت اسناد و نامه‌های صادره از سوی کانون وکلای دادگستری، به‌عنوان یکی از نهادهای حقوقی تاثیرگذار کشور، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. جعل اسناد، سوءاستفاده از نامه‌های رسمی و همچنین مشکلات ناشی از نبود یک سیستم متمرکز برای تصدیق اصالت، نیاز به سامانه‌ای دقیق و کارآمد را بیش از پیش ضروری کرده است.
از این رو طی گفتگویی با «دکتر محمد خان‌میرزائی» مدیرداخلی کانون وکلای دادگستری گیلان و مجری پروژه سامانه تصدیق اصالت اسناد و نامه‌های کانون به بررسی ابعاد مختلف راه‌اندازی سامانه تصدیق اصالت اسناد و نامه‌ها با بهره‌گیری از فناوری رمزینه‌های QR و استانداردهای امنیتی احراز اصالت پرداختیم.
درباره اهداف اصلی این پروژه توضیح دهید.
پروژه اخیر ما در کانون وکلای دادگستری گیلان بر طراحی و پیاده‌سازی سامانه‌ای متمرکز بود که اصالت نامه‌ها و اسناد صادره کانون را تضمین می‌کند. اهداف این پروژه عبارتست از:
- جلوگیری از جعل اسناد و نامه‌های رسمی کانون.
- افزایش شفافیت و اطمینان در فرآیندهای حقوقی و اداری.
- ارائه ابزاری برای تأیید سریع و آسان اصالت اسناد توسط مراجع قضایی و اداری.
- کاهش وابستگی به فرآیندهای سنتی و حرکت به سمت دیجیتالی‌سازی کامل.
- بهبود امنیت اطلاعات و افزایش کارایی کانون وکلای دادگستری.
چرا از فناوری QR Code برای تصدیق اسناد استفاده شد؟
QR Code به دلیل ساختار ساده، سرعت در اسکن و امنیت بالایی که با روش‌های رمزنگاری ارائه می‌دهد، بهترین گزینه برای تصدیق اسناد است. این کدها امکان اتصال مستقیم به پایگاه داده آنلاین را فراهم می‌کنند و کاربران می‌توانند تنها با اسکن کد، اطلاعات مربوط به اصالت سند را بررسی کنند. همچنین، طراحی این کدها به‌گونه‌ای است که جعل یا دستکاری آن‌ها عملاً غیرممکن است. علاوه بر این، هر کد تنها در صورتی معتبر است که به پایگاه داده سامانه متصل باشد و صحت اطلاعات آن تأیید شود.
چرا از روش‌های دیگری مثل هولوگرام یا مهر دیجیتال استفاده نشد؟
هرچند هولوگرام یا مهر دیجیتال هم ابزارهای مفیدی هستند، اما محدودیت‌هایی مانند هزینه بالا، عدم قابلیت بررسی آنلاین و نیاز به تجهیزات خاص دارند. QR Code هزینه کمتری داشته و قابلیت بررسی آنلاین در لحظه را فراهم می‌کند، که برای نیازهای کانون وکلای دادگستری بسیار مناسب‌تر است.
مراحل برنامه‌ریزی و اجرای این سامانه چگونه بود؟
نیازسنجی و تحلیل فرآیندها: ابتدا تمام نیازهای کانون شناسایی و مستندسازی شد. این شامل شناسایی انواع نامه‌ها، اسناد و فرآیندهای صدور آن‌ها بود.
طراحی سیستم: ساختار فنی سامانه، شامل پایگاه داده، واسط کاربری و الگوریتم‌های تولید QR Code طراحی شد.
توسعه و آزمایش اولیه: پس از طراحی، سامانه به‌صورت آزمایشی روی بخشی از اسناد پیاده‌سازی می شود تا نقاط ضعف شناسایی و اصلاح شوند.
انتقال داده‌ها: تمامی اسناد قبلی به پایگاه داده جدید منتقل و برای آن‌ها QR Code تولید می‌شود.
آموزش و استقرار کامل: کارکنان محترم کانون برای استفاده از سامانه آموزش دیده و سپس سامانه در فاز نهایی اجرایی می‌شود.
بیشتر بخوانید:
چه زمانی برای تکمیل این پروژه صرف شد؟
این پروژه طی شش‌ماه از مرحله نیازسنجی تا استقرار کامل به انجام رسید.
فرآیند تأیید اصالت اسناد در این سامانه چگونه انجام می‌شود؟
هر سندی که توسط کانون صادر می‌شود، یک QR Code منحصربه‌فرد دریافت می‌کند. این کد به پایگاه داده متصل است و شامل اطلاعاتی مانند شماره سند، تاریخ صدور، مشخصات مقام صادرکننده، نام مرجع مورد خطاب و موضوع سند می‌باشد. کاربران با اسکن این کد توسط تلفن همراه یا دستگاه‌های اسکنر، می‌توانند صحت و اعتبار سند را بررسی کنند.
چه استانداردهایی در طراحی سامانه رعایت شده است؟
سامانه بر اساس استانداردهای ISO27001 برای مدیریت امنیت اطلاعات و ISO9001 برای تضمین کیفیت طراحی شده است. همچنین، از پروتکل‌های رمزنگاری TLS و AES برای محافظت از داده‌ها در زمان انتقال و ذخیره‌سازی استفاده شده است.
چگونه از امنیت دیتابیس‌ها و فرآیندهای رمزنگاری اطمینان حاصل می‌شود؟
دیتابیس‌ها روی سرورهای امن با لایه‌های چندگانه فایروال و سیستم‌های تشخیص نفوذ (IDS) نگهداری می‌شوند. همچنین، QR Codeها بر اساس الگوریتم‌های رمزنگاری غیرقابل جعل تولید می‌شوند و هرگونه تغییر یا تلاش برای دستکاری به سادگی شناسایی می‌شود.
آیا اطلاعات حساس طبقه‌بندی شده‌اند؟
بله، اطلاعات به سه سطح سری، محرمانه و عادی طبقه‌بندی شده‌اند و دسترسی به هر سطح تنها برای افراد مجاز و با احراز هویت چندمرحله‌ای امکان‌پذیر است.
هزینه‌های راه‌اندازی این پروژه به چه میزان بوده است؟
هزینه‌ها شامل طراحی و توسعه نرم‌افزاری، خرید سرورها، طراحی و برنامه نویسی پایگاه داده و آموزش کارکنان بود. به‌طور تقریبی، این پروژه در موارد مشابه با بودجه ۵ میلیارد ریال اجرا می شود که در مورد اجرای این پروژه هیچگونه هزینه‌ی ریالی صرف نشد و کلیه‌ی فازهای طراحی، تولید، امکان سنجی و آموزش، توسط متخصصین فناوری اطلاعات کانون وکلای دادگستری گیلان و زیرساخت سخت افزاری با امکانات موجود کانون، پیاده سازی و اجرا شده است.
چه چالش‌هایی در مسیر پیاده‌سازی وجود داشت؟
مهم‌ترین چالش،تغییر رویه داخلی صدور اسناد و نامه‌ها و همچنین یکپارچه سازی ارکان مجاز صدور مجوز اسناد و از سوی دیگر، اطمینان از امنیت و تطابق سامانه با قوانین و مقررات کانون وکلای دادگستری گیلان بوده که نیاز به دقت زیادی داشت.
چه برنامه‌هایی برای توسعه این سامانه دارید؟
برنامه‌های توسعه، شامل افزودن امکان تأیید امضای دیجیتال، ارائه خدمات مبتنی بر بلاک‌چین برای مدیریت قراردادها و اسناد است.
پیامدهای مثبت این سامانه برای کانون چیست؟
پیامدهای مثبت شامل کاهش جعل، افزایش شفافیت، کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش اعتماد عمومی نسبت به اسناد و نامه‌های صادره است. این سامانه همچنین می تواند زمان فرآیندهای تأیید اصالت را به‌شدت کاهش دهد.
آینده فناوری در کانون‌های وکلا را چگونه می‌بینید؟
با توجه به اهمیت شفافیت و دیجیتالی‌سازی، آینده روشنی در انتظار است. اگر فناوری به‌درستی به کار گرفته شود، می‌توانیم شاهد تحول بزرگی در نحوه ارائه خدمات حقوقی و مدیریت کانون‌های وکلا دادگستری کشور باشیم.
صحبت پایانی:
من هم از شما و هیات مدیره محترم، ارکان و پرسنل خدوم کانون وکلای دادگستری گیلان برای اعتماد به این فناوری و حرکت به سمت دیجیتالی‌سازی سپاسگزارم. امیدواریم این سامانه الگویی برای تحول دیجیتال در کانون‌های وکلای دادگستری کشور باشد.
