وکلاپرس- دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده های قضائی طی نامه شماره ۹۰۰۰/۱۵۷۸۷/۱۰۰ در تاریخ ۱۴۰۳/۰۳/۲۹ توسط رئیس قوه قضاییه ابلاغ شد.
دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده های قضائی
مصوب ۱۴۰۳/۳/۲۷ رئیس قوه قضاییه
در اجرای بند ۳۷ سیاست‌‌های کلی برنامه پنج ساله هفتم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران ابلاغی مقام معظم رهبری، ماده ۳۷ سند امنیت قضایی مصوب سال ۱۳۹۹ و در راستای اجرای سند تحول قضایی به منظور تحقق نظام جامع دادرسی الکترونیکی، «دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده‌های قضایی» به شرح مواد آتی است.
ماده ۱- تعاریف و اختصارات:
الف- مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه؛
ب- مراجع قضائی: واحدهای قضایی دادگستری کل استان و شعب حوزه‌های قضائی، شوراهای حل اختلاف، دیوان عالی کشور، دیوان عدالت اداری، سازمان قضایی نیروهای مسلح و سایر مراجعی که به امور قضائی اشتغال دارند؛
پ- اشخاص و مرتبطین پرونده: طرفین دعوا یا شکایت، وکلا یا نمایندگان قانونی یا قائم مقام آنها و سایر اشخاصی که در فرایندهای قضائی مداخله دارند از قبیل کارشناس، شاهد و مطلع، کفیل، وثیقه‌گذار؛
ت- اوراق پرونده: کلیه اسناد تنظیم شده توسط مراجع قضائی، مکاتبات و پیوست‌های آن، که از طرف اشخاص و مرتبطین پرونده یا سایرین ارائه شده است؛
ث- پرونده الکترونیکی: مجموعه اسناد قضایی و اطلاعات مربوط به موضوع مطروحه نزد مرجع قضائی که با وسایل الکترونیکی، نوری و یا فناوری‌های نوین با رعایت سازکارهای امنیتی، در سامانههای قضائی تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش می‌شود؛
ج- رقومی‌سازی: فرآیند تبدیل اوراق پرونده و اطلاعات کاغذی به معادل نسخه الکترونیکی آن؛
چ- خدمات قضائی: کلیه خدماتی که در رابطه با پرونده‌های مطروحه در قوه قضائیه به اشخاص و مرتبطین پرونده ارائه می‌شود؛
ح- دفاتر خدمات: دفاتر خدمات الکترونیک قضائی؛
خ- درگاه استعلامات: درگاه الکترونیکی استعلامات قضائی است که امکان استعلام و دریافت پاسخ را از طریق اتصال به سامانههای الکترونیکی دستگاه‌های اجرایی فراهم می‌نماید؛
د- سامانههای قضائی: سامانه‌هایی که توسط مرکز راه‌اندازی شده است، از قبیل سامانه خدمات الکترونیکی قضائی و سمپ ؛
ذ- فرایندهای قضائی: مجموعه‌ای از اقدامات و تصمیمات مرتبط با دادرسی، اجرای احکام یا سایر امور قضائی که ایجادکننده یک خدمت به مراجعان یا اجرای تکالیف قانونی قوه قضائیه است؛
ر- امضاء الکترونیکی: عبارت از هر نوع علامت منضم شده یا به نحو الکترونیکی متصل شده به اوراق پرونده است که برای تایید مفاد سند توسط امضاء‌کننده، مورد استفاده قرار می‌گیرد؛
ز- درگاه: محلی برای شروع و پیگیری امور قضائی.
فصل اول: الکترونیکی شدن پرونده‌های قضائی
ماده ۲- با ابلاغ این دستورالعمل، تشکیل پرونده و فرایندهای قضائی، ظرف مدت ۵ سال از تاریخ تصویب این دستورالعمل، به تدریج الکترونیکی شده و جایگزینی کافی و معتبر برای شیوه جاری است.
تبصره- در صورت عدم دسترسی یا اختلال فنی در سامانههای قضائی، تکالیف مقرر در این ماده به صورت غیر برخط، کاغذی یا سایر روش‌هایی که مرکز فراهم می‌نماید انجام و پس از رفع موانع، سوابق مذکور به پرونده الکترونیکی الحاق می‌شود.
ماده ۳- فرایند الکترونیکی شدن پرونده‌های قضائی باید به نحوی انجام شود که موجب اختلال در امور نشود. مرکز موظف است ابتدای هر فصل متناسب با زیرساخت‌های فنی و امکانات مورد نیاز، تشکیل پرونده الکترونیکی بر اساس موضوع و مرجع رسیدگی‌کننده را به مراجع قضایی اعلام نماید.
ماده ۴- درصورتی که به جهت الکترونیکی نبودن برخی از مراجع قضائی، تهیه اوراق کاغذی از پرونده الکترونیکی لازم باشد فقط اوراق ضروری و موردنیاز چاپ می‌شود.
ماده ۵- گزارش‌ها، مکاتبات و استعلامات موضوع ماده ۶۵۲ قانون آیین دادرسی کیفری بین مراجع قضائی با دستگاه‌های اجرایی و ضابطان دادگستری به‌صورت الکترونیکی و برخط در بستر شبکه ملی عدالت انجام می‌شود.
تبصره- در جرائم مشهود پس از انجام اقدامات اولیه توسط ضابطان، پرونده الکترونیکی متعاقب آن به مرجع قضائی ارسال می‌شود.
ماده ۶- اشخاص و مرتبطین پرونده مکاتبات خود با مراجع قضائی را از طریق دفاتر یا درگاه و با استفاده از سامانههای الکترونیکی و مخابراتی انجام می‌دهند .
ماده ۷- امضاء الکترونیکی باید با رعایت تمهیدات امنیتی مطمئن که مرکز فراهم می‌نماید انجام شود.
ماده ۸- چنانچه در فرایندهای قضائی دسترسی به پرونده الکترونیکی مرجع قضائی دیگری ضرورت داشته باشد مرجع رسیدگی‌کننده با اعلام موضوع به مرجع ذیربط، دسترسی به پرونده را درخواست می‌نماید. مرجع مذکور با رعایت طبقه‌بندی اسناد و اطلاعات، دسترسی به تمام یا بخشی از اوراق پرونده را برای مدت متعارف به شعبه متقاضی می‌دهد.
تبصره- ارسال پرونده جهت رسیدگی به اموری از قبیل تجدیدنظرخواهی، فرجام‌خواهی یا صدور قرار عدم صلاحیت، به صورت الکترونیکی انجام می‌شود.
فصل دوم: هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندهای قضایی
ماده ۹- به‌منظور افزایش آگاهی مراجعان به قوه قضائیه از فرایندهای دادرسی، کاهش طرح دعاوی و شکایاتی که به جهت عدم رعایت تشریفات قانونی یا فقدان دلایل اثباتی به رد دعوا یا شکایت منتهی می‌شود ؛ مرکز در سامانههای قضائی این امکان را فراهم می‌نماید که قبل از طرح دعوا یا شکایت راهنمایی و مشاوره هوشمند در مورد تشریفات مربوط به طرح دعوا، مرجع صالح، دلایل اثباتی، فرایندهای قانونی، رویه قضائی، میانگین زمان رسیدگی و شیوه‌های رسیدگی مراجع غیرقضائی، به اشخاص ارائه شود.
ماده ۱۰- در مواردی که درخواست متقاضی صرفاً اعلامی بوده و مستلزم اقدام قضائی نیست، مانند رد ترکه، مراتب در سامانه مربوط ثبت و اطلاعات آن بدون تشکیل پرونده قضائی نگهداری می‌شود.
ماده ۱۱- در فرایندهای قضائی انجام استعلام یا دریافت اطلاعات موردنیاز به صورت خودکار خواهد بود. چنانچه به تشخیص مرجع رسیدگی‌کننده مکاتبه یا استعلام دیگری ضرورت داشته باشد این اقدام از طریق درگاه استعلامات انجام می‌شود.
ماده ۱۲- ارجاع پرونده پس از سابقه یابی با رعایت قواعد صلاحیت، تعداد پرونده‌های ارجاع شده یا مرتبط، فعال یا بلاتصدی بودن شعبه و سایر ملاحظات مربوط به آن واحد قضائی که توسط رئیس یا معاون ارجاع در بخش تنظیمات سامانه اعمال شده است به صورت خودکار انجام می‌شود.
ماده ۱۳- تعیین اوقات و نوبت رسیدگی به پروندهها با رعایت مقررات مربوط، توسط سامانه انجام می‌شود.
ماده ۱۴- هزینه‌های قانونی از قبیل هزینه دادرسی، حق‌الاجراء، حق‌الزحمه کارشناس، تمبر مالیاتی، خسارت احتمالی و سایر وجوهی که در فرایندهای قضائی دریافت یا پرداخت می‌شود با استفاده از سامانههای قضائی محاسبه و به صورت الکترونیکی و غیرحضوری واریز می‌شود.
ماده ۱۵- در صورت دسترسی به اطلاعات بانکی اشخاصی که وجهی به‌عنوان محکوم به یا سایر عناوین باید به آنان پرداخت شود، مرجع قضائی ترتیبی اتخاذ می‌نماید که انتقال وجه بدون واریز به حساب سپرده، مستقیماً به حساب ذینفع انجام شود.
ماده ۱۶- در نیابت‌های قضائی، مرجع معطی باید پیوست‌های ضروری را به صورت الکترونیکی ارسال یا امکان مشاهده پرونده را برای مرجع مجری نیابت، مجاز نماید.
ماده ۱۷- انجام مکاتبات یا دستورات در خارج از حوزه قضائی که مستلزم اقدام اجرائی از سوی مرجع مخاطب نباشد بدون نیاز به نیابت قضائی، به صورت الکترونیکی انجام می‌شود.
ماده ۱۸- سامانههای قضائی باید به نحوی ارتقاء یابد که با استفاده از فناوری‌های نوین از جمله هوش مصنوعی، با تحلیل اطلاعات ثبت‌شده، تصمیمات سابق و با رعایت مبانی قانونی و اصول حقوقی مربوط به موضوع، توانایی تشخیص و پیشنهاد تصمیم مناسب اعم از اعدادی یا نهائی را داشته باشد.
ماده ۱۹- در اموری از قبیل صدور گواهی حصر وراثت، اجرائیه چک، اجرائیه‌های کارگری، دستور تخلیه، محاسبه دیه و خسارت تأخیر تأدیه، تصمیمات قضائی با استفاده از فناوری‌های نوین و تائید مقام قضائی صالح انجام می‌شود.
ماده ۲۰- در کلیه فرایندهای قضائی چنانچه انجام اقدامی از قبیل صدور ابلاغیه، مکاتبه، ارسال پیامک، ابقاء یا رفع اثر از تصمیمات یا هرگونه اقدام بعدی ضرورت داشته باشد حتی‌الامکان به صورت خودکار از طریق سامانه انجام می‌شود.
ماده ۲۱- سامانههای قضائی باید به نحوی ارتقاء یابد که با بررسی اطلاعات پایگاه‌های داده، امکان تشخیص ملائت یا عدم تمکن مالی اشخاص پرونده یا مرتبط که اطلاع از آن در فرایندهای قضائی ضرورت دارد به صورت برخط فراهم شود.
ماده ۲۲- در کلیه فرایندهای قضائی چنانچه به‌موجب قانون برای اتخاذ تصمیم یا اقدام، مهلت تعیین شده است، مانند صدور رأی، ابقاء یا فک قرار تأمین، آزادی محکوم‌علیه، انجام رفع نقص، تبادل لوایح و سایر موارد در صورت انقضاء مهلت و عدم اقدام، سامانههای قضائی باید به کاربر مربوط و مسئول مستقیم وی هشدار دهند.
ماده ۲۳- گواهی‌های قانونی، از قبیل گواهی طرح دعوا یا قطعیت حکم که امکان صدور آن بر اساس اطلاعات ثبت‌شده در سامانههای قضائی و بانک‌های اطلاعاتی وجود دارد به درخواست اشخاص مجاز، توسط سامانه مربوط صادر می‌شود.
ماده ۲۴- به منظور کاهش اشتباهات و ارتقاء هوشمندسازی فرایندهای قضائی، در صورت تغییر پیشنهاد سامانه توسط کاربر، علت آن ثبت می‌شود. این تغییرات توسط روسای واحدهای قضائی بررسی و پیشنهاد اصلاحی به مرکز اعلام می‌گردد.
ماده ۲۵- تشکیل جلسات تحقیق و رسیدگی الکترونیکی به ترتیب مقرر در دستورالعمل نحوه تحقیق و رسیدگی با استفاده از سامانههای ارتباط الکترونیکی مصوب ۱۳۹۹ انجام می‌شود.
فصل سوم: خدمات الکترونیک قضایی
ماده ۲۶- مرکز کلیه خدمات قضائی که ارائه آن به‌صورت الکترونیکی یا غیرحضوری به کلیه ایرانیان داخل یا خارج از کشور امکان دارد را شناسایی و با همکاری مراجع ذیربط نسبت به راه‌اندازی آن اقدام می‌نماید.
ماده ۲۷- در مورد اشخاصی که به تشخیص مرکز دارای دانش و توانائی حقوقی کافی باشند و همچنین در اموری که به لحاظ سادگی امکان استفاده از آن برای عموم مردم وجود دارد، خدمات قضائی از طریق خودکاربری یا به‌صورت غیرحضوری ارائه می‌شود.
ماده ۲۸- مرکز می‌تواند در راستای ارتقاء و توسعه الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده‌های قضائی از ظرفیت دفاتر خدمات استفاده نماید.
ماده ۲۹- مرکز موظف است به‌منظور فراهمسازی امکان ارائه حداکثری خدمات مرتبط با پذیرش و تشکیل پروندهها در بستر سکوهای (پلتفرمهای) بخش خصوصی، ضوابط فعالیت و نظارت بر سکوهای بخش خصوصی ارائه‌دهنده خدمات قضایی و مجوز لازم به آنها را تعیین نماید.
فصل چهارم: مقررات عمومی
ماده ۳۰- مرکز به منظور اجرای این دستورالعمل نسبت به فراهم نمودن امکانات و انجام امور زیر اقدام می‌نماید:
الف- قابلیت پویش و رقومی‌سازی اوراق کاغذی و الحاق آن به پرونده الکترونیکی با کنترل وضوح و شفافیت اوراق رقومی سازی شده؛
ب- امکان نگهداری و استفاده از فایل‌های صوتی یا تصویری و سایر ادله الکترونیکی ارائه شده به‌عنوان ضمائم و مستندات پرونده؛
پ- تأمین تجهیزات موردنیاز از قبیل پویشگر، میکروفن، پد امضاء و اثرانگشت یا سایر تجهیزات زیست‌سنجی؛
ت- ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به ورود هر یک از کاربران به پرونده الکترونیکی، تغییرات در پرونده با درج زمان و کاربر تغییردهنده و شناسایی تخلفات احتمالی و دسترسی غیرمجاز به اطلاعات؛
ث- امکان سابقه یابی خودکار جهت شناسایی پرونده‌های مرتبط و ادغام پروندهها برای رسیدگی توأمان؛
ج – فراهم نمودن تمهیدات امنیتی برای امضای الکترونیکی مطمئن، احراز هویت و احراز اصالت؛
چ – قابلیت مرتب نمودن اوراق و نمایش اطلاعات بر اساس تاریخ یا موضوع جهت سهولت دسترسی و مطالعه برای اشخاص مجاز؛
ح- امکان مطالعه و دریافت الکترونیکی تمام یا بخشی از أوراق پرونده برای اشخاص مجاز؛
خ- امکان استفاده از سامانههای قضائی به صورت غیربرخط و تهیه نسخه قابل حمل از پرونده با رعایت سازوکار امنیتی؛
د- امکان اطلاع‌رسانی و مشاهده خلاصه پرونده برای اشخاص مجاز؛
ذ- ساده‌سازی کاربری سامانههای قضائی و ارائه امکانات لازم ازجمله دستیار هوشمند قضائی و نرم‌افزار تبدیل گفتار به متن؛
ر- فراهم سازی امکان درج اطلاعات و موضوعات لازم‌الاجرای دادنامهها از قبیل میزان محکومیتها و مجازاتها و مبلغ محکومبه در قالب جدول ساخت‌یافته و ماشین خوان در دادنامهها؛
ز- ایجاد امکان ثبت زمان، مکان، نوع، شیوه و ابزار وقوع جرم و علل ایجاد دعاوی؛
ژ- فراهم نمودن امکان نظارت الکترونیکی بر فرایندهای قضائی و اعلام خطاها و اقدامات خلاف مقررات به کاربر؛
س- شناسایی و تبدیل فرایندهای قضائی با قابلیت اجراء به شکل الکترونیکی و هوشمند؛
ش- هماهنگی با مراجع ذیربط در رفع مشکلات اجرایی این دستورالعمل و تدوین شیوه‌نامه‌های اجرایی مورد نیاز؛
ص- ا رجاع به کارشناس بر اساس رتبهبندی و شاخصهایی نظیر صحت، دقت و امتیاز قاضی به نظرات کارشناسی، رعایت مهلت تعیین شده، ارائه گزارش در قالب کاربرگ استاندارد، تعداد ارجاعات قضایی و غیر قضایی و میزان تخلفات انتظامی توسط سامانه و بدون مداخله عامل انسانی؛
ض- ایجاد سازکار ارتباط مؤثر بین سامانه ابلاغ الکترونیک قضایی با سامانههای مراجع حاکمیتی و سکوهای بخش خصوصی به منظور گسترش تنوع دسترسی مردم به ابلاغیههای قضایی با رعایت ملاحظات امنیتی و حفظ حریم خصوصی؛
ط- فراهم نمودن امکان سپردن تأمین و ضمانت الکترونیکی از قبیل کفالت و تودیع وثیقه با توسعه استفاده از اطلاعات مربوط به اموال و اعتبار اشخاص متقاضی و ایجاد ظرفیت ارزیابی و توقیف وثایق به صورت برخط و غیرحضوری؛
ظ- فراهمسازی امکان صدور برگ جلب سیار همراه با نیابت سراسری و استعلام برخط و انعکاس نتیجه به مراجع قضایی صادرکننده جلب؛
ع- ارتقای سامانه ثبت‌نام الکترونیکی (ثنا) با ثبت شماره تلفن همراه متعلق به شخص؛
غ- فراهم نمودن امکان اشتراک‌گذاری دانش و تجربیات قضات؛
ف- انجام سایر امور لازم برای اجرای این دستورالعمل.
ماده ۳۱- معاونت راهبردی قوه قضاییه متناسب با توسعه دادرسی الکترونیکی نسبت به ایجاد پست‌های مورد نیاز در مرکز و مراجع قضائی اقدام و معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی قوه قضاییه نیز شرح وظایف کارکنان را، متناسب با این دستورالعمل اصلاح می‌نماید.
ماده ۳۲- معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی و دانشگاه علوم قضایی و خدمات اداری قوه قضائیه حسب مورد نسبت به برنامه‌ریزی و برگزاری دوره‌های آموزشی و واحدهای درسی مرتبط با این دستورالعمل اقدام می‌نمایند.
ماده ۳۳- معاونت مالی، پشتیبانی و امورعمرانی قوه قضائیه اعتبارات لازم را برای اجرای این دستورالعمل تأمین و تخصیص می‌نماید.
ماده ۳۴- رئیس مرکز مسئول ارائه گزارش مستمر از میزان پیشرفت و همکاری مراجع ذیربط به رئیس قوه قضاییه می‌باشد.
این دستورالعمل در ۳۴ ماده و ۳ تبصره در تاریخ ۲۷/۳/۱۴۰۳ به تصویب رئیس قوه قضائیه رسید و از تاریخ ابلاغ لازم‌الاجرا است.