نوشته بهمن کشاورز درباره اهمیت یادداشت برداری در مشـاوره حقوقی برای وکیل

 یادداشت برداری در مشاوره

این کاری است که با شروع مصاحبه آغاز می شود و حتی پس از پایان مصاحبه و رفتن موکّل ادامه پیدا می کند (البته در مورد موکلینی که برای دفاع یا طرح دعوا وکالت می دهند.)

یادداشت برداری منافعی دارد:

فایده یادداشت برداشتن ضمن مصاحبه یکی این است که مشخص کردن «موارد قابل توجه» را میسر می کند. بدون یادداشت این اقدام یا عملاً منتفی و یا بسیار سطحی خواهد بود.

فایده دیگر این کار این است که به وکیل امکان می دهد جزئیات مؤثر و مهم پرونده هایش را همواره در دسترس داشته باشد. واقعیت این است در زمان ما استفاده از انواع وسایل الکترونی هوشمند – که البته امری ناگزیر و اجتناب ناپذیر است- به کارگیری حافظه را کاری نه چندان واجب و لازم کرده است و در نتیجه وکلا هم نیازمند چندانی به استفاده مستمر و جدّی از حافظه احساس نمی کنند.

یادداشت برداری ما را ناگزیر می کند حافظه خود را به کار بگیریم و آنچه را می شنویم بلافاصله روی کاغذ ضبط کنیم و این خود باعث خواهد شد مطالب در ذهن ما مرکوز و ضبط شود و در موارد لزوم با نیم نگاهی به یاداشتهایمان جزئیات را به خاطر بیاوریم.

البته ضبط کل مکالمات یک مصاحبه با وسایل پیشرفته نیز میسّر است. اما در این میان آن «گوش دادن» دقیق که لازمه یادداشت برداری است و ضبط مطلب بر روی کاغذ که تصویری از مطالب مضبوط در ذهن نیز ثبت می شود، در ضبط الکترونی حذف می شود.

اما یادداشت برداری مضاری هم دارد:

۱-با لزوم تمرکز بر دفترچه ای که روی آن یادداشت می کنیم، ارتباط بصری با موکل را از دست می دهیم و این موضوع کوچکی نیست. به علاوه موکّل ممکن است در مواردی کلامش را قطع کند تا ما از او عقب نمانیم و این به مفهوم قطع تسلسل افکار اوست که بهتر است بلا انقطاع بیرون بریزد و به صورت کلام در آید.

۲- موکّل به مطالبی که یادداشت می شود بیش از آنچه نمی شود اهمیت می دهد. در حالی که در عالم واقع ممکن است چنین نباشد.

۳-برخی موکلین نوشته شدن گفته هایشان را تهدیدی نسبت به خود تلقی می کنند. هر چند که این اقدام به وسیله وکیلی که خود برگزیده اند انجام شود!

۴-چون موکّل ناچار است گهگاه درنگ کند، برخی موکلین یادداشت برداری را روش و وسیله ای برای تحمیل زمان برخود تلقی می کنند.

۵-وقتی سخنان کسی یادداشت می شود، فضای حاکم بر گفتگو با حالتی که او مطالبش را به طور عادی و بدون وقفه می گوید، کاملاً متفاوت است. یادداشت برداری گاهی موکل را از بیان مطالبش، آنچنان که دوست دارد بگوید باز می دارد.

بعضا ً مقایسه اظهارات ضبط شده شخصی که به طور عادی سخن می گفته با سخنان او در همان مورد – در حالی که یادداشت می شده – تفاوت های آشکار و گاه اساسی را بین این دو مورد نشان داده است.

برای ایجاد توازن بین مزایا و معایب یادداشت برداری ضمن مصاحبه راه حل هایی پیشنهاد شده است:

اول- خواندن یادداشت به صدای بلند برای موکّل: این کاری است مشکل زیرا وکیل یادداشت هایش را پس از جلسه مصاحبه پاکنویس می کند. بنابراین بسیاری از وکلا نمی توانند در پایان جلسه متن یادداشت را به طور منظم و قابل فهم برای موکّل بخوانند چون مطالب هنوز پاکنویس و منظم نشده است. به هر حال این هم راه حلی است.

دوم- ضبط کل مکالمات با ضبط صوت و پیاده کردن بعدی آن بر روی کاغذ به وسیله منشی: این کار که باید مجوز آن حتماً از موکّل اخذ شود برای وکلایی میسر است که وقت و زمان کافی داشته باشند به طور معمول نه وکلا و نه موکلین از این روش خوششان نمی آید.

سوم- تمرین: وکلای تازه کار معمولاً از به خاطر سپردن پرونده های مختلف شان (البته اگر داشته باشند) عاجزند و همچنین نمی توانند جزئیات آنچه را موکل در جلسه مصاحبه می گوید به خاطر بیاورند این حالت – یا نقیصه – با دقت و تمرکز در طی زمان بر طرف می شود.

در بیشتر موارد آنچه باید حتماً یادداشت شود اسامی، نشانی ها، شماره های تلفن و فاکس و پست الکترونیک، تاریخ ها، محل وقوع وقایع و اعمال حقوقی، مشخصات شهود و طرف های دعوا است.

در مورد اینکه چه چیزهای دیگری باید یادداشت شود هر وکیل – با توجه به حدّت ذهن و قدرت حافظه اش تصمیم می گیرد. برای بسیاری از وکلا یادداشت کردن نکات کلیدی و اصلی – آن هم به صورت اشاراتی که بعداً مطلب را به یادشان بیاورد – کافی است و می توانند شرح کامل جلسه مصاحبه را بعداً با استفاده از همین یادداشت ها به خاطر بیاورند، بنویسند و یا تقریر کنند تا دیگری بنویسد.

چهارم- مطرح کردن موضوع با موکل: اگر طبع دعوا چنان است که وکیل تهیه یادداشت را از مذاکرات فی مابین لازم و ضروری می داند، می تواند این موضوع را با موکلش مطرح و موافقت او را برای به کار بردن یکی از روشهای یادداشت برداری جلب کند.

به هر حال به نظر می رسد یادداشت برداری و ثبت اظهارات اصلی موکّل در خصوص موضوع دعوا و ادله و سایر مسائل جنبی هر چند دشوار و وقت گیر است، اما ضرورتی ناگزیر به نظر می رسد.

به ویژه با توجه به اینکه ما تنظیم صورت جلسه « پذیرش دعوا » را – که در مورد آن بحث خواهیم کرد – نه مفید و لازم، بلکه واجب می دانیم. بنابراین وقتی وکیل ناچار است شرح دعوا را با تصریح به کلیه نکات کلیدی و تعیین کننده آن، بنویسد و به امضاء موکل برساند، چه بهتر که این صورت جلسه در بر دارنده جزئیاتی باشد که با تهیه یادداشت از اظهارات موکل به دست آمده است.

منبع: کتاب آداب وکالت در دادگستری