طراحی و راه اندازی بایگانی الکترونیک در کانون وکلای دادگستری گیلان

وکلاپرس- کانون وکلای دادگستری گیلان با نگاهی نوآورانه و با هدف تغییر رویکردهای مدیریتی با بهره گیری از ابزار دیجیتال، اقدام به طراحی و راه اندازی بایگانی الکترونیک کرده است.

به گزارش وکلاپرس، بر اساس این اقدام شایسته و مهم که بایستی مورد توجه سایر مدیران کانون های وکلا نیز قرار گیرد، کانون وکلای گیلان با نرم‌افزار مدیریت اسناد که توسط کارشناسان IT  خود کانون طراحی و برنامه نویسی شده است، اقدام به بایگان الکترونیکی اسناد کرده است.

حسب توضیحات ارائه شه از سوی مدیرداخلی و ICT کانون وکلای دادگستری گیلان بعنوان مجری این پروژه،  در این اقدام مهم، امکان جستجوی پیشرفته، مدیریت سطوح دسترسی، امنیت اطلاعات و دیگر قابلیت ها در نظر گرفته شده است.

مشروح گزارش روابط عمومی کانون وکلای گیلان به شرح زیر است:

موضوع بایگانی الکترونیک با توجه به تغییر رویکردهای مدیریت با بهره گیری از ابزار دیجیتال در کانون وکلای دادگستری گیلان و نقش سازمان الکترونیک بر ارتقا جایگاه و توجه به اسناد در دوره دوازدهم هیات مدیره و نگاه ویژه بر ایجاد بهره‌وری سازمانی بر پایه پیاده‌سازی فرآیندهای نوین دیجیتال، توجه به موقعیت اسناد، یافتن راهکار برای حفظ و نگهداری امن اسناد و سوابق، بازنگری شیوه بایگانی و توجه به تعامل با ساختار تشکیلاتی و اداری در پی یافتن راهکار، حذف خلاءها و برطرف کردن چالش‌های موجود طی یکسال گذشته مطرح شد؛ به همین جهت در اجرای این مهم با برنامه ریزی ساختاری، پروژه بایگانی اسناد به روش دیجیتال طی ۴ ماه گذشته آغازشد.

در ادامه مشروح گفتگوی روابط عمومی کانون وکلای دادگستری گیلان با «دکتر محمد خان‌میرزائی» (مدیرداخلی و ICT کانون وکلای دادگستری گیلان) بعنوان مجری پروژه بایگانی الکترونیک کانون در خصوص آشنایی با روند پروژه و فرآیندها و نتایج آن را می‌خوانید.

 پروژه بایگانی الکترونیک در کانون وکلای دادگستری گیلان به مرحله بهره‌برداری آزمایشی رسیده است. لطفاً در مورد این پروژه و اهداف آن توضیح دهید.

خوشبختانه پس از ماه‌ها برنامه‌ریزی و اجرای دقیق، پروژه بایگانی الکترونیک کانون وکلای دادگستری گیلان راه‌اندازی شد. هدف این پروژه دیجیتالی کردن تمامی اسناد و پرونده‌های کانون و تسهیل دسترسی به اطلاعات برای مدیران، ارکان، اعضای کانون و کارکنان است. همچنین، این سیستم با هدف افزایش امنیت، کاهش هزینه‌ها، و بهبود بهره‌وری در مدیریت اطلاعات طراحی شده است.

چرا راه‌اندازی بایگانی الکترونیک در کانون وکلا اهمیت دارد؟

بایگانی الکترونیک برای کانون وکلای دادگستری گیلان از جنبه‌های متعددی اهمیت دارد. این نهاد کهن با حجم زیادی از اسناد قانونی، پرونده‌های وکلا، قراردادها و مستندات حقوقی سر و کار دارد که نیازمند مدیریت دقیق و امن هستند. با دیجیتالی کردن اسناد، علاوه بر صرفه‌جویی در فضای فیزیکی، رفع نگرانی از جهت احتمال از بین رفتن اسناد، امکان جستجوی سریع اطلاعات، دسترسی بهتر به سوابق و افزایش شفافیت و کارایی در عملکرد کانون را به ارمغان می آورد. این تحول همچنین با کاهش وابستگی به اسناد کاغذی، به حفظ محیط زیست کمک می‌کند. تأثیرات این سیستم چندجانبه است. نخست اینکه فرایندهای اداری سریع‌تر و شفاف‌تر می‌شود. مدیران و ارکان کانون می‌توانند به‌سرعت به اطلاعات پرونده‌ها دسترسی پیدا کنند، بدون اینکه نیازی به جستجوی فیزیکی اسناد باشد. همچنین، امنیت اطلاعات به‌واسطه رمزگذاری و تعیین سطوح دسترسی افزایش یافته و از گم شدن یا تخریب اسناد فیزیکی جلوگیری می‌شود. این تحول به کانون کمک می‌کند تا با روندهای نوین فناوری هماهنگ شود و خدمات بهتری ارائه دهد.

 برنامه ریزی مراحل ایجاد بایگانی الکترونیک برای کانون به چه صورت درنظر گرفته شده است؟

مراحل ایجاد بایگانی الکترونیک برای کانون وکلای دادگستری گیلان شامل گام‌های ذیل بوده است:

• شناسایی و ارزیابی اسناد: ابتدا نوع و حجم اسناد شناسایی شد. این موضوع شامل پرونده‌های وکلا، مستندات مالی و اسناد حقوقی است.
• اولویت‌بندی اسناد: مشخص شد که کدام اسناد ابتدا دیجیتالی شوند؛ مثلاً پرونده‌های فعال یا اسناد دارای حساسیت زمانی.
• آماده‌سازی و برگ‌شماری: اطمینان از کامل بودن اسناد و انجام فرآیندهای اولیه مثل حذف منگنه‌ها و رفع اشکالات فیزیکی.
• اسکن اسناد: استفاده از اسکنرهای حرفه‌ای برای تبدیل اسناد به فایل‌های دیجیتال با وضوح بالا.
• فهرست‌بندی و متاداده‌گذاری: دسته‌بندی اسناد و اختصاص متاداده‌های مرتبط مثل نام وکیل، شماره پرونده یا تاریخ.
• انتقال به نرم‌افزار مدیریت اسناد (DMS): استفاده از نرم‌افزاری که امنیت، جستجوی پیشرفته و مدیریت سطوح دسترسی را فراهم کند.
• آموزش کاربران: برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان کانون جهت استفاده بهینه از سیستم.

 اشاره به نرم افزار مدیریت اسناد شد، در این زمینه لطفا کمی توضیح دهید.

نرم‌افزار مدیریت اسناد در فرآیند بایگانی دیجیتال، توسط کارشناسان IT کانون طراحی و برنامه نویسی شد و با استفاده از تجهیز سرورهای مرکزی کانون در چند لایه اقدام به بارگزاری اسناد می شود؛ نرم‌افزار طراحی شده، تمام نیازهای کانون را برآورده می‌کند. از جمله قابلیت جستجوی پیشرفته، رمزگذاری اطلاعات، امکان تعریف سطوح دسترسی برای کاربران مختلف، و قابلیت ادغام با سایر سیستم‌های اداری کانون. همچنین، این نرم‌افزار از استانداردهای بین‌المللی ذخیره‌سازی اسناد، مانند PDF/A، پشتیبانی می‌کند و قابلیت پشتیبان‌گیری خودکار را دارد. و دارای ویژگی‌های ذیل است:

• قابلیت جستجوی پیشرفته: امکان جستجو بر اساس کلمات کلیدی، متاداده‌ها و فیلترهای متنوع.
• مدیریت سطوح دسترسی: تعیین اینکه چه کسی به چه اطلاعاتی دسترسی دارد.
• امنیت بالا: شامل رمزگذاری، احراز هویت چندمرحله‌ای و گزارش‌گیری از فعالیت‌ها.
• پشتیبانی از استانداردهای حقوقی: سازگاری با الزامات قانونی مرتبط با ذخیره‌سازی اسناد.
• رابط کاربری ساده و کاربرپسند: برای استفاده آسان توسط  ارکان کانون و کارکنان اداری.
• پشتیبان‌گیری و بازیابی سریع: برای جلوگیری از هرگونه از دست دادن اطلاعات.

 امنیت اطلاعات در این پروژه چه اهمیتی دارد و چگونه تضمین می‌شود؟

امنیت اطلاعات در این پروژه بسیار حیاتی است، زیرا اسناد حساس حقوقی و اطلاعات وکلای کانون باید به‌خوبی محافظت شوند. این موضوع از طرق ذیل حاصل می گردد:

• رمزگذاری داده‌ها: استفاده از الگوریتم‌های قوی برای رمزگذاری فایل‌ها.
• تعیین سطوح دسترسی: محدود کردن دسترسی به اسناد بر اساس نقش افراد در کانون.
• پشتیبان‌گیری منظم: ایجاد نسخه‌های پشتیبان در چند محل مختلف، از جمله فضای ابری امن.
• احراز هویت چندمرحله‌ای: استفاده از روش‌هایی مانند کدهای تایید (Authenticator key) برای دسترسی به سیستم.
• نظارت مداوم: پایش مداوم فعالیت‌های کاربران برای شناسایی و جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز.

 فهرست‌بندی اسناد کانون چگونه انجام می شود؟

• فهرست‌بندی باید به‌گونه‌ای باشد که دسترسی به اسناد با سرعت و دقت انجام شود. به همین جهت فرآیند کلی به صورت ذیل در نظر گرفته شد:
• دسته‌بندی بر اساس موضوع: مثلاً پرونده‌های وکلا، مستندات اداری، یا قراردادهای مالی.هر کدام دارای سرفصل های جداگانه بازتعریف شد.
• ایجاد متاداده‌های دقیق: مانند شماره پرونده، شماره پروانه، نام و نام خانوادگی وکیل، تاریخ صدور پروانه، وضعیت اشتغال و….
• استفاده از ساختار سلسله‌مراتبی: به‌عنوان مثال، ایندکس اصلی «پرونده‌های وکلا» با زیرپوشه‌هایی برای هر وکیل یا دفتر حقوقی.
• استانداردسازی نام‌گذاری: استفاده از الگوهای ثابت برای نام‌گذاری اسناد.

 بهره گیری از سخت افزار مناسب و اسکنرهای ویژه این پروژه با چه کیفیتی مدنظر بوده است؟

اسکنرهای مورد استفاده در این پروژه دارای ویژگی‌هایی خاصی بوده است:

• وضوح بالا (۳۰۰-۶۰۰ dpi): برای اطمینان از خوانایی اسناد.
• سرعت بالا: به‌ویژه با توجه به حجم زیاد اسناد.
• تشخیص خودکار صفحات دوطرفه: برای اسکن اسناد با پشت و روی چاپ‌شده.
• پشتیبانی از فرمت‌های استاندارد: مانند PDF/A برای ذخیره‌سازی بلندمدت.
• حذف خودکار نویز و لکه‌ها: برای بهبود کیفیت تصاویر.

 هزینه های راه اندازی این پروژه به چه نحو بوده است؟

– این پروژه در سازمان ها و نهادهای مشابه با صرف هزینه های چند میلیارد اجرا می شود که به لطف حضور متخصصین فناوری اطلاعات و همکاری پرسنل شریف و محترم کانون، هزینه‌ی این پروژه در کانون گیلان صرفا با تهیه یک اسکنر صنعتی ویژه بایگانی اسناد صورت پذیرفته است. طراحی و تولید نرم افزار تخصصی و همچنین فرآیندهای آماده سازی آن با استفاده از ظرفیت های نیروی انسانی کانون و همچنین ادوات و تجهیزات موجود و زیرساخت سخت افزاری قبلی مورد بهره برداری قرار گرفته است.

 این پروژه چالش‌هایی هم داشت؟ اگر بله، چگونه با آن‌ها مواجه شدید؟

– بله، مثل هر پروژه دیگری، این پروژه هم چالش‌های خود را دارد. یکی از چالش‌ها حجم زیاد اسناد و پیچیدگی فهرست‌بندی بود. همچنین، اطمینان از کیفیت اسکن و جلوگیری از بروز خطا در متاداده‌گذاری بسیار زمان‌بر است. با این حال، استفاده از تجهیزات مدرن، بهره‌گیری از نیروهای متخصص، و برنامه‌ریزی دقیق، این چالش‌ها را به فرصت تبدیل می کند.

 آیا برنامه‌ای برای توسعه این سیستم و فرآیند دارید؟

– سیستم فعلی به‌گونه‌ای طراحی شده است که انعطاف‌پذیری بالایی برای توسعه داشته باشد. در آینده قصد داریم قابلیت‌های جدیدی مانند ادغام با سامانه‌های هوشمند دیگر، استفاده از فناوری OCR برای تبدیل متن اسناد اسکن‌شده به متن قابل جستجو، بهره گیری از هوش مصنوعی جهت پیاده سازی مکانیزهای داده آمایی (Data Democratization)، اتصال به سامانه جامع مدیریت اطلاعات را به پروژه افزوده و همچنین در گام های بعدی، سامانه حاضر را در بخش دادسرا و دادگاه انتظامی کانون نیز اجرا نماییم.

 از نظر شما، این پروژه چه پیامدهای مثبتی برای کانون وکلای دادگستری گیلان دربر خواهد داشت؟

راه‌اندازی بایگانی الکترونیک، کانون وکلای دادگستری گیلان را در مسیر شفافیت، بهره‌وری و امنیت اطلاعات قرار می‌دهد. این سیستم نه‌تنها فرآیندهای داخلی را بهبود می‌بخشد، بلکه به ارائه خدمات بهتر به وکلای محترم کمک خواهد کرد. این پروژه علاوه بر بهبود فرآیندهای داخلی و اداری کانون، پیامدهای مثبتی در سطح دسترسی سریع به داده ها برای تصمیم گیری های کلان در آینده خواهد داشت. با دیجیتالی شدن اسناد، خدمات‌رسانی به وکلای محترم سریع‌تر و کارآمدتر می‌شود. همچنین، این پروژه نشان‌دهنده تعهد کانون وکلای دادگستری گیلان به مدرن‌سازی و بهبود مستمر است که می‌تواند الگویی برای سایر کانون های وکلای سراسر کشور باشد.

 صحبت پایانی ؟

از هیات مدیره محترم، ارکان، پرسنل و کارکنان کانون و تیم اجرایی پروژه که در اجرای این طرح همواره با افکار مثبت قدم به قدم همراهی نموده و با وجود چالش های موجود همواره یاری رسانی کرده اند صمیمانه سپاسگزاریم. امیدواریم این پروژه نیز همانند تمامی پروژه های تحول دیجیتال در کانون وکلای دادگستری گیلان زمینه‌ساز تحولاتی مثبت در فعالیت‌های کانون و ارائه خدمات مناسب به جامعه وکلای محترم آن باشد.

منبع: روابط عمومی کانون وکلای گیلان