وکلاپرس- میثم بیاتی ضمن تاکید بر ضرورت استفاده کانون های وکلا و اسکودا از اتوماسیون گفت: اتوماسیون برایکانون‌های وکلای دادگستری یک امر لازم جهت خدمت رسانی به اعضا و مراجعین است.
به گزارش وکلاپرس، پیشرفت تکنولوژی و لزوم مکانیزاسیون و ارائه خدمات دیجیتالی بر کسی پوشیده نیست. کانون های وکلای دادگستری و اسکودا نیز از این قضیه مستثنی نیستند.
میثم بیاتی، مدیر سابق بخش انفورماتیک کانون وکلای قزوین(دانش آموخته کارشناسی ارشد حقوق بین الملل و کارشناس و طراح نرم افزارهای سازمانی) در گفت و گو با خبرنگار وکلاپرس به مسئله ضرورت حضور نهاد وکالت در فضای مجازی و ایجاد اتوماسیون کارآمد برای اسکودا و کانون های وکلا پرداخت.
شرح گفت و گو در ادامه آمده است:
به طور کلی عملکرد اسکودا و کانونها را درخصوص داشتن اتوماسیون کارآمد و سیستم انفورماتیک چگونه ارزیابی می‌کنید؟
همزمان با پیدایش عصر فناوری اطلاعات و نفوذ بیش از پیش لوازم و خدمات نوآورانه در ابعاد مختلف زندگی مردم جهان، وجود یک ساز و کار مشخص و برنامه راهبردی در این حوزه برای هر اداره یا نهاد امری ناگزیر و ضروری تلقی می‌گردد حال آنکه با مرور سوابق رویکرد نهاد وکالت و به طور خاص اسکودا، این مهم همواره به سبب مشغله و درگیری‌های متعدد پیش آمده در موضوعات اساسی طولانی و همواره نهاد وکالت برای تثبیت استقلال وکیل دادگستری، مغفول مانده است.
به هر روی، اهمیت حضور نهاد وکالت در فضای مجازی و ارائه خدمات الکترونیک -که ضرورت آن از برنامه چهارم توسعه کشور دهه ۸۰ به تمامی دستگاه های کشور گوشزد شده بود- این ایجاب و فوریت را پدید آورد که اسکودا و کانون های وکلا با حداقل زیرساخت‌های لازم و بدون هرگونه کمک و همکاری از طرف دستگاههای دولتی مرتبط، تصمیم به تدارک راهکارهایی در جهت حرکت به سمت دنیای فناوری گرفتند و اولین گام خود را به طراحی و توسعه یک نرم افزار اتوماسیون اداری اختصاصی در اواخر دهه ۸۰ معطوف ساختند.
در نتیجه این حرکت نسخه اول نرم افزار اتوماسیون اداری طراحی شده به سفارش اتحادیه سراسری کانونهای وکلای دادگستری ایران، اوایل دهه ۹۰ آماده بهره‌برداری شد اما فارغ از زحمات بسیاری که در جهت تدوین اسناد اولیه و طراحی این نرم‌افزار متحمل شده بود، آنچه که جای خالی اش چه در آن زمان و چه امروزه بسیار مشهود است و باعث عدم امکان استفاده و همراهی حداکثری کانونهای وکلای دادگستری کشور با این محصول شد، عدم توجه به موارد اختلافی زیرساختی و نادیده گرفتن تفاوت‌های درونی کانون های وکلای استانی با یکدیگر به دلیل نابرابری آنها در تعداد اعضاء، پرسنل اداری، شرایط محیطی، منابع مالی و اختلاف در رویکردهای مدیران دوره ای این نهادها علیرغم اتحاد بیرونی تمام کانونها با یکدیگر و تبعیت همگی آنها بر یک متن قانون است.
از آنجا که عملکرد هر کانون وکلا بر اساس تصمیمات و رویکرد ریاست و اعضای هیأت مدیره آن و باتوجه به شرایط داخلی آن نهاد ترسیم می‌شود، تعیین تکلیف جزیی ترین اقدامات اجرایی کانونها اعم از طراحی فرم‌های اداری مربوط به فرآیندهای مختلف انجام امور در کانون و نیز محدود کردن امور اداری هر کانون به نمونه ارائه شده توسط اتحادیه باعث شده است تا هر اندازه که رؤسای کانونها قصد همکاری و همراهی با تصمیمات اسکودا را داشته باشند در این حوزه ناکام بمانند و علی رغم اصرار بر استفاده از محصول ارائه شده بنا بر موانع پیشتر تبیین شده هر بار با مشکل مواجه می‌شوند.
مشکلات نظری گفته شده در کنار مشکلات فنی متعددی که برخی از آنها به دلیل گذشت یک دهه از آغاز پروژه و اتمام عمر مفید محصول نرم افزاری تولید شد، بعلاوه برخی روش های غلط فنی اتخاذ شده در طراحی و توسعه این محصول که بررسی جزئی آنها خارج از حوصله این مصاحبه است، همگی دست به دست هم دادند تا امروز و پس از گذشت یک دهه هنوز موفق به حصول اهداف اولیه پروژه نشویم.
بیشتر بخوانید:
- ضرورت های انفورماتیک در کانون های وکلا
- شیوه نامه ابلاغ الکترونیک اتوماسیون اداری کانون وکلای دادگستری اصفهان
چالش‌های پیش رو در این زمینه چه هستند و چه راهکارهایی به نظر شما می رسد؟
همان طور که عرض شد مهم ترین اقدام پیش روی نهاد وکالت با توجه به مشکلات و تجربیات گذشته، توجه کافی به ابعاد گسترده و اهمیت حضور در دنیای فناوری و ترسیم مسیر این نهاد در حوزه خدمت رسانی برخط و تدوین و تعیین اسناد چشم انداز در این خصوص است.
شخصا از سال های گذشته همواره طی مکاتبات خود بر این مسئله تاکید ورزیده و پیشنهاد تأسیس مجموعه‌ای تخصصی در دل اسکودا را جهت نیل به اهداف فوق ارائه کردم که به لطف خدا و با درایت مدیران اسکودا طی جلسه اخیر به تصویب رسید.
با تاسیس مجموعه تخصصی داده پردازی در اسکودا و تدوین سند چشم انداز نهاد وکالت در عرصه فضای مجازی برای سه دوره کوتاه، میان و بلند مدت میتوان امیدوار بود تا ضمن ترسیم نقشه انتقال صحیح و کامل شیوه انجام امور اداری در کانون های وکلای کشور از حالت سنتی به برخط بتوانیم گستره جدیدی از انواع خدمات را بر اساس امکانات و قابلیت های فضای مجازی برای کانون های وکلا و اسکودا معرفی کنیم.
ضمناً امکان تعامل دوسویه برخط بین نهاد وکالت با دستگاههای همکار دولتی، سمن‌ها و کانون های وکلای سراسر جهان که از اهداف دهه گذشته این نهاد بوده نیز در صورت برنامه ریزی دقیق و تخصصی توسط این مجموعه در شرف تأسیس به راحتی و در نهایت سرعت فراهم خواهد شد.
آیا در این فرآیند، کانونها باید به صورت مستقل عمل کنند یا یک سیستم واحد ایجاد شود؟
پذیرش استقلال کانون های وکلا در تدابیر داخلی و امور اجرایی و اداری آنها نافی از اتحاد بیرونی و عمیق کانونهای وکلای دادگستری ایران که با توافق یکدیگر منتج به تاسیس نهاد اسکودا شد و همچنین تبعیت تمام و کمال همگی آنها از یک مجموعه قانون مرتبط نخواهد بود.
اتفاقاً با پذیرش این استقلال ذاتی است که می توان شاهد شکوفایی استعداد مدیران دوره‌ای کانون ها و رشد و تعالی این نهاد بود و با احترام به این اختلاف نظرات و رویکردها است که می‌توانیم در ابعاد مختلف وظایف قانونی محول شده به کانونهای وکلای کشور، شاهد نمودهای عینی خلاقانه و پروژه های بومی و مختص شرایط هر استان و اقلیم از ایران باشیم.
از سوی دیگر، موضوع استقلال درونی و مدیریت غیرمتمرکز به معنی باز گذاشتن دست مدیران و پذیرفتن موارد پیشنهادی ایشان، پدیده جدیدی در حوزه راهکارهای نرم افزاری سازمانی و اداری محسوب نمی‌شود و سالهاست در مجموعه نرم افزارهای اختصاصی حوزه اداری و سازمانی این امکان فراهم بوده است تا مدیران و حتی پرسنل یک سازمان بتوانند ذیل اهداف متعالی و اسناد بالادستی نهاد خود، دارای استقلال و حتی خلاقیت در اعمال اجرایی خود باشند.
پیشرفت در دنیای فناوری این امکان را فراهم آورده است تا بدون پیاده سازی تمام اجزا و گزینه های کوچک و کم اهمیت و فقط با تعریف یک مجموعه شروط و قوانین بالادستی بتوان فعالیت های یک سازمان را در ابعاد مختلف عملیاتی پوشش داد و ضمن نظارت کامل و یکپارچه بر عملکرد هر یک از اعضاء درون سازمانی، به آنها آزادی عملکرد و امکان انعطاف عملیاتی داد.
نمونه اجرا شده این این مدل جدید سازمانی را می توان در محصولات معرفی شده توسط شرکت های بزرگ فناوری همچون مایکروسافت تیمز مشاهده کرد و نمونه داخلی بهره‌مندی از این مفهوم نوین را نیز میتوان در نسخه آخر از راهکارهای ارائه شده برای پروژه دولت الکترونیک بررسی کرد.
همانطور که میدانیم دولت یک مجموعه بزرگ از چندین سازمان و نهاد و دستگاه زیر مجموعه است که هرکدام دارای وظایف و ساختار و اجزا و امکانات متفاوتی هستند و در راهکار اخیر پروژه دولت الکترونیک با درک و پذیرش این اختلاف ها، ضمن طراحی یک سند بالادستی که تعیین کننده حدود و پایه گذارنده چهارچوب ارایه خدمات در تمام دستگاه های دولتی است؛ هر مجموعه را در تعیین شیوه انجام امور داخلی خود آزاد و مستقل گذاشته و صرفا مکلف به رعایت استاندارهای کلی و در نهایت استفاده از یک درگاه واسط ملی جهت برقراری ارتباط بین سازمانی می‌داند.
حصول این نتیجه و درک وجوه تمایز نهادهای زیرمجموعه بعلاوه توجه به محاسن آزادی عملکرد هر دستگاه در حوزه اجرایی خود ضمن حفظ اتحاد بیرونی در لوای یک درگاه ملی یکپارچه و چهارچوب کلی ارایه خدمات برای دولت نیز حدود یک دهه به طول انجامید و پس از آزمون و خطای متعدد متوجه این روش گردیدند و پیشنهاد بنده برای نهاد وکالت نیز استفاده از این روش نوین و مبتکرانه است. چراکه بدین گونه نیاز به تعلل و تعلیق اهداف و انتظار یک کانون برای رسیدن کانون دیگر به موقعیت فعلی او نخواهد بود و هر یک مستقل قادر به حرکت و توسعه درونی خواهند بود. موضوعی که موجب سرعت بخشیدن به حرکت کانونهای وکلا در جهت نیل به اهداف‌شان خواهد گردید و امکان انتقال تجربه و همکاری با کانون های تازه تأسیس و یا بدون تجربه در یک حوزه خاص را نیز بدون فوت وقت و اتلاف سرمایه فراهم می‌سازد.
بیشتر بخوانید:
به نظر شما برای عملکرد مطلوب، اتوماسیون اسکودا و کانونها باید چه خصوصیاتی داشته باشد و چه مسائلی را مورد توجه قرار دهد؟
همانطور که از فحوای عرایض قبلی بنده قابل برداشت است مبحث اتوماسیون اداری ابعادی بزرگ تر از حوزه فناوری و رایانه را در بر می‌گیرد و شامل یافته هایی از علوم دیگر همچون مدیریت، طراحی و… نیز می‌باشد. اینجانب بنا بر تجربه شش ساله خود در عرصه طراحی نرم افزار ها و راهکاری سازمانی و ضمن همکاری با متخصصان عرصه علوم یاد شده به این نکته رسیده‌ام که راهکاری در عرصه سازمان‌ها و نهادها برتر و ماندگار خواهد بود که به تصویر بزرگ نگاه کند و فارغ از جزییات رفتاری و عملیاتی، بتواند یک نظام یکپارچه، جامع و در عین حال باز و انعطاف پذیر از تمامی نیازهای اداری را طراحی کند.
همین روش و یافته در دنیای فناوری منجر گردید که امروزه بحث جهان غیرمتمرکز، ارز غیرمتمرکز و تولید غیرمتمرکز طرح شود و مفاهیمی همچون ارز مجازی، جهان مجازی (متاورس) و… پا به عرصه وجود بگذارد. در مورد کانون های وکلا نیز قبل از هرچیز باید به این باور برسیم که «همانقدر که استقلال و هویت کانون های وکلا در دنیای حقیقی دارای اهمیت است، در دنیا و عرصه مجازی نیز اینگونه خواهد بود» و هر لحظه غفلت و غیبت در این عرصه هزینه ای سنگین برای این نهاد در آینده را به همراه خواهد داشت.
کانون های وکلا نیز همچون سایر ادارات و سازمان‌ها راهکاری جز همراه شدن با نواخت نوین جهان و دنیای فناوری ندارند و امیدوارم هرچه سریع تر با اتخاذ تدابیر لازم و اهتمام در این موضوع شاهد حضور پر رنگ و نقش با اهمیت این نهاد مدنی کهن در دنیای مجازی باشیم.
باتوجه به اینکه مسئول سابق انفورماتیک کانون وکلای دادگستری قزوین بوده اید، این کانون چه رویه‌ای را پیش گرفته و به چه نتایجی رسیده است؟
ما در کانون وکلای دادگستری استان قزوین بعد از بررسی شرایط موجود، اعلام نواقص و مشکلات پروژه اسکودا ضمن اعلام راهکارهای موجود و آمادگی همکاری در جهت برون رفت از این چالش‌ها، درنهایت از اواخر سال ۱۳۹۵ و به پیشنهاد من به طراحی و توسعه یک محصول نوآفرین اقدام کردیم که اینجانب به همراهی چند نفر از متخصصین جوان و بومی در قالب یک تیم دانش بنیان مستقر در پارک علم و فناوری قزوین آن را طراحی و توسعه دادیم.
در محصول یاد شده سعی بر استفاده از جدیدترین راهکارهای فناورانه در جهت تولید یک محصول جامع و بروز در حوزه خدمات برخط سازمانی شده است و با عنایت به شناختی که طی سال ها همکاری با کانون وکلا و از سوی دیگر سال ها تجربه در عرصه فناوری داشته ام، موفق به ارائه یک مجموعه از سامانه های برخط خدماتی شده و از همان سال تاکنون مشغول توسعه امکانات و اصلاح ایرادهای آن هستیم.
خوشبختانه این محصول مورد اقبال اعضا و مدیران کانون نیز قرار گرفته و در سال های بهره‌برداری از آن بخصوص طی دوران شیوع ویروس کرونا موجبات رضایت ایشان را ضمن انجام فوری، آسان و ارزان تر امور اداری -که از اهداف بنیادین و اولیه هر نرم افزار در این حوزه است- فراهم آورد. البته ذکر این مورد به معنی بدون اشکال بودن محصول ذکر شده نیست و طبیعتاً این مجموعه نیز همانند هر ساخته دست بشر با مشکلات و نواقصی روبه رو است و لذا همواره در صدد رفع معایب و افزودن قابلیت های جدید هستیم.
در پایان و در قالب جمع بندی عرایض، این نکته را قابل ذکر می دانم که نرم افزار اتوماسیون اداری تنها یک راهکار و یک ابزار فناورانه در جهت انجام آسان تر، ارزان‌تر و فوری امور اداری است و برای هر سازمان مانند کانونهای وکلای دادگستری یک امر لازم جهت پیشبرد امور و انجام وظایف قانونی و خدمت رسانی به اعضا و مراجعین خواهد بود. لکن داشتن یک اتوماسیون اداری تمام و کمال هرگز برای تحقق حضور نهاد وکالت در عرصه مجازی و دنیای فناوری کافی نیست و «جای کانونهای وکلا در دنیای مجازی به شدت خالی است».
این حضور نیاز به تهیه اسناد راهبردی، ترسیم چهارچوب‌های کلی و نیز تدوین شیوه نامه های بسیاری دارد که امیدوارم با تاسیس کارگروهی تخصصی و ملی به عنوان یکی از ارکان اتحادیه سراسری کانون های وکلای دادگستری ایران شاهد به انجام رسیدن هرچه سریعتر این موارد و در نتیجه آن، حضور پررنگ و تاثیرگذار نهاد وکالت در راستای پاسداری از جایگاه و استقلال خود به عنوان رکن اساسی دفاع از حقوق ملت در سایه اجرای عدالت در فضای مجازی باشیم.